Обзор Smartsheet: Раскрытие силы и потенциала

Наш вердикт

Наш вердикт

Smartsheet — это универсальный и надежный инструмент для управления проектами и совместной работы. Хотя его интерфейс напоминает электронную таблицу, он предлагает гораздо больше функций. Некоторым пользователям поначалу макет, похожий на электронную таблицу, может показаться сложным, но, если вы овладеете навыками, Smartsheet можно использовать для различных целей, включая управление проектами, отслеживание задач, CRM и совместную работу в Интернете.

Плюсы

• Диаграммы Ганта
• Управление задачами
• Возможности совместной работы
• Гибкий интерфейс

Минусы

• Оффлайн доступ
• Ограничения совместной работы
• Сложность настройки
• Ограниченные возможности электронных таблиц

4.8

Our ratings take into account a product's cost, features, ease of use, customer service and other category-specific attributes. All ratings are determined solely by our editorial team.

Начальная цена

$7 за пользователя в месяц

Доступен навсегда бесплатный план

Нет

Доступные просмотры

Grid, Gantt, Calendar и Card views

Что такое Smartsheet?

Smartsheet, облачная платформа для совместной работы, позволяет командам планировать, отслеживать, автоматизировать и составлять отчеты о своей работе. Smartsheet, известный своей высокой гибкостью и возможностью настройки, предлагает широкий спектр шаблонов, адаптированных для различных отраслей, таких как ИТ, HR и разработка продуктов. Эти шаблоны упрощают настройку проектов, позволяя пользователям не начинать с нуля и настраивать их в соответствии со своими потребностями. Кроме того, Smartsheet Inc. может похвастаться экосистемой продуктов для управления работой, которые легко интегрируются с ее приложением для управления проектами, повышая эффективность и безопасность работы. Некоторые из этих продуктов включают в себя:

• Bridge упрощает создание интеллектуальных рабочих процессов.
• Brandfolder эффективно управляет цифровыми активами.
• Совместная работа над контентом организует, управляет и проверяет создание контента.
• WorkApps оптимизирует рабочие процессы и расширяет возможности совместной работы.
• Динамический просмотр обеспечивает безопасное управление запросами.
• Приложение «Календарь» создает общие календари с настраиваемыми деталями.
• Приложение Pivot анализирует и обобщает большие наборы данных.
• DataMesh предотвращает дублирование ввода данных и сопоставляет данные между большими таблицами и отчетами.
• Управление ресурсами отслеживает проекты, бюджеты и распределение ресурсов.

Все инструменты Smartsheet Inc. легко интегрируются, обеспечивая единообразный пользовательский интерфейс. Хотя некоторые инструменты являются неотъемлемыми функциями платформы управления проектами в различных планах подписки, другие являются надстройками премиум-класса, требующими дополнительной оплаты.

Основные возможности Smartsheet

Smartsheet, мощная облачная платформа для управления проектами и совместной работы, предлагает широкий спектр функций, которые расширяют возможности команд в планировании, отслеживании, автоматизации и составлении отчетов о ходе проекта. Ниже мы рассмотрим некоторые из его ключевых особенностей.

Назначение ролей

Smartsheet предоставляет четыре предварительно настроенные роли пользователя — администратора, владельца, редактора и зрителя — каждая с отдельными разрешениями и уровнями доступа, которые можно настроить в соответствии с требованиями проекта или команды. Пользователи могут делиться таблицами с отдельными лицами, группами или всей организацией, устанавливая отдельные уровни доступа (просмотр, редактирование, комментирование и т. д.) для каждого получателя. Кроме того, листами можно делиться с внешними сотрудниками, такими как клиенты или поставщики, с определенными ролями, разрешениями, датами истечения срока доступа или паролями для повышения безопасности.

Сроки

Временная шкала Smartsheet представляет задачи, этапы и события в хронологическом формате, что упрощает мониторинг хода проекта. Пользователи могут персонализировать представление временной шкалы, включив в нее дополнительную информацию, такую ​​как даты начала и окончания, продолжительность, зависимости задач, этапы и т. д. Представление временной шкалы также можно фильтровать для отображения исключительно конкретных задач или этапов.

Диаграммы Ганта

Надежный визуальный инструмент в Smartsheet диаграмма Ганта позволяет менеджерам проектов эффективно отслеживать задачи, этапы и сроки проекта. Используя формат временной шкалы, диаграмма Ганта отображает дополнительную информацию, такую ​​как даты начала и окончания, продолжительность, этапы и зависимости задач. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу с возможностью перетаскивания пользователи могут легко устанавливать зависимости задач и разрабатывать сложные графики проектов за считанные секунды.

Диаграмма Ганта Smartsheet динамически корректирует сроки в ответ на изменения дат и зависимостей других задач, например отложенных предшествующих задач. Он автоматически рассчитывает критический путь проекта, позволяя менеджерам проектов определять критические задачи и соответствующим образом расставлять их приоритеты.

Интеграция программного обеспечения

Интеграция может повысить эффективность рабочих процессов и обеспечить согласованность данных во всех приложениях, используемых в вашей организации. Smartsheet легко интегрируется с различными сторонними инструментами, включая Microsoft Office, Google Workspace, Slack и Salesforce. Кроме того, планы Smartsheet Business и Enterprise предлагают интеграцию с Brandfolder, Adobe Creative Cloud, Tableau и Power BI.

Зависимости

Smartsheet предоставляет различные функции для управления зависимостями проекта и автоматического создания динамических расписаний для платных планов:

• Динамическая диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта Smartsheet автоматически корректируется в зависимости от изменений дат задач и зависимостей. Если задача задерживается или переносится, диаграмма Ганта обновляется соответствующим образом, чтобы отразить влияние на другие задачи и график проекта.
• Критический путь. Smartsheet автоматически рассчитывает критический путь проекта — последовательность задач, обеспечивающую кратчайшую продолжительность проекта. Это позволяет менеджерам проектов определять задачи, критически важные для успеха проекта, и соответствующим образом расставлять их приоритеты.
• Предшественники и преемники. Пользователи могут устанавливать зависимости задач, устанавливая предшественников и преемников в Smartsheet. Это гарантирует, что задача не может начаться до тех пор, пока не будут завершены все предыдущие задачи, помеченные как предшественники.
• Отчеты о зависимостях. Smartsheet предлагает отчеты о зависимостях, в которых отображаются задачи, зависящие от других, а также задачи без зависимостей. Это помогает менеджерам проектов выявлять недостающие зависимости и обеспечивать точность графика проекта.

Бюджетирование

Шаблоны бюджетирования Smartsheet позволяют быстро и легко инициировать процессы бюджетирования. Кроме того, Smartsheet упрощает отслеживание затрат, связанных с задачами и проектами, позволяя командам оставаться в рамках бюджета. Функции управления ресурсами позволяют менеджерам оптимизировать распределение ресурсов, обеспечивая эффективное использование с учетом бюджетных ограничений.

Варианты цен и планы Smartsheet

Smartsheet предлагает бессрочный бесплатный план для одного пользователя с доступом до двух листов. Для полноценного ознакомления с дополнительными функциями доступна бесплатная 30-дневная пробная версия. Однако полный доступ ко всем функциям и функциям не включен. Платные планы начинаются с 7 долларов США за пользователя в месяц и включают неограниченное количество листов и панелей мониторинга, а также дополнительные функции, такие как дополнительная автоматизация и редакторы.

Бесплатно

Уровень Free обеспечивает отличную отправную точку для изучения Smartsheet, ознакомления с его основными функциями и определения его соответствия вашим требованиям. Он предлагает неограниченное количество панелей мониторинга для одного пользователя и позволяет использовать до двух редакторов. Пользователи могут создавать максимум два листа наряду с неограниченным количеством панелей мониторинга и отчетов. Интеграция ограничена Microsoft 365, Google Workspace и Slack. Для сбора данных можно создавать базовые веб-формы, а с помощью встроенных правил и оповещений можно автоматизировать до 100 повторяющихся задач. Поддержка доступна в интернет-сообществе и в обширной онлайн-базе знаний Smartsheet.

Про

Уровень Pro, являющийся начальной платной опцией, предоставляет дополнительные функции, подходящие для небольших команд, занимающихся сложными проектами. Он включает в себя анализ критического пути, управление портфелем и управление ресурсами. Пользователи могут реализовать условную логику и рабочие процессы между таблицами для расширенной автоматизации. Кроме того, доступен более широкий спектр интеграций и расширенные возможности хранения и совместного использования.

Business

Уровень Business, предназначенный для больших команд, отдающих приоритет безопасности и соблюдению требований, предлагает расширенные функции управления и администрирования, такие как единый вход, ведение журнала аудита и подготовка пользователей. Функции автоматизации расширены такими возможностями, как маршрутизация данных и визуализация данных. Возможности совместной работы и отчетности расширены за счет дополнительных интеграций, включая Tableau, Power BI и Okta. Также предоставляются специальный менеджер по работе с клиентами, а также услуги по адаптации и обучению по требованию.

Предприятие

Уровень Enterprise — это специальное решение, созданное для организаций, которым необходимы сложные и крупномасштабные развертывания, обслуживающие большие команды. В дополнение к функциям уровня Business план Enterprise открывает доступ к Smartsheet Advance, предоставляющему возможности премиум-класса для управления проектами, программами и процессами в любом масштабе. Расширенные возможности управления и администрирования, интеллектуальные рабочие процессы, интеграция CRM и разработки программного обеспечения, а также повышенные меры безопасности являются отличительными чертами Smartsheet Advance. Доступны три уровня — Silver, Gold и Platinum, каждый из которых предлагает различные функции, адаптированные к требованиям организации.

Настройка и настройка Smartsheet

Подписаться на бесплатную пробную версию Smartsheet (30 дней) очень просто; просто заполните регистрационную форму, указав основные данные: имя, адрес электронной почты, название компании, роль и количество сотрудников компании. После отправки на указанный адрес будет отправлено письмо с подтверждением. Нажмите на ссылку в электронном письме, чтобы получить доступ к Smartsheet.

При первом входе в систему вам будет предложено указать личные данные, хотя вы можете пропустить этот шаг. Вы также можете пригласить членов команды, просто введя их адреса электронной почты.

По умолчанию Smartsheet представляет собой сетку, похожую на электронную таблицу, но ее можно легко настроить. Чтобы дать толчок вашему опыту, Smartsheet предлагает множество шаблонов для различных вариантов использования, каждый из которых может быть полностью адаптирован к вашим конкретным требованиям.

Smartsheet простота использования

В Smartsheet каждый проект или задача начинается с листа — в отличие от других приложений для управления проектами, которые часто начинаются со списка или доски. Если вы знакомы с электронными таблицами, интерфейс кажется интуитивно понятным, поскольку вы вводите данные в строки таблицы, начиная с нуля или используя шаблон. Однако тем, кто не привык к электронным таблицам, интерфейс поначалу может показаться сложным.

Безопасность Smartsheet

Smartsheet соответствует стандартам безопасности корпоративного уровня и может похвастаться множеством функций безопасности, такими как двухфакторная аутентификация (2FA), единый вход (SSO), 256-битное шифрование AES и защищенные центры обработки данных. Также обеспечивается соответствие таким нормам, как HIPAA, GDPR, ISO, SOC, ITAR и FERPA, хотя эти функции доступны исключительно для планов Business и Enterprise.

Служба поддержки клиентов Smartsheet

Для всех планов Smartsheet предлагает центр самообслуживания и сообщество, где представлены подробные учебные пособия и статьи, охватывающие все аспекты приложения. Корпоративные пользователи получают доступ к онлайн-поддержке через Интернет, круглосуточной глобальной поддержке по телефону и университету Smartsheet. Премиум-дополнения включают менеджеров технической поддержки, пакетные решения и другие варианты профессиональной поддержки.

Дополнительные возможности Smartsheet

Помимо основных функций, Smartsheet может похвастаться дополнительными функциями, которые повышают его статус надежного инструмента управления проектами.

Настраиваемые шаблоны

Smartsheet предлагает широкий спектр шаблонов, адаптированных для различных категорий проектов, включая клиентов и заказчиков, финансы и бухгалтерский учет, общее управление, человеческие ресурсы (HR), маркетинг, разработку продуктов и информационные технологии (ИТ). В каждой категории доступно несколько шаблонов вариантов использования. Например, в категории «Проекты» шаблоны охватывают такие варианты использования, как составление бюджета проекта, Agile-проекты с диаграммами Ганта, отслеживание и сведение проектов, а также Lean Six Sigma. Smartsheet также предлагает полезные дополнения для каждой категории проектов.

Даже если начать с чистого листа, базовое форматирование уже предусмотрено. Основные столбцы, такие как имя задачи, срок выполнения, статус завершения, назначение, статус и комментарии, предварительно настроены для немедленного использования. В каждой строке можно вкладывать файлы, добавлять комментарии, корректурные версии или напоминания, что облегчает совместную работу членов команды. Однако функция проверки доступна только для планов Business и Enterprise.

Отслеживание этапов

В Smartsheet вехи используются для обозначения важных событий и задач. Вехи имеют продолжительность 0 в представлении Ганта, а чтобы установить продолжительность вехи в день, в столбце Длительность вводится ~0. Лист должен быть в представлении Ганта с включенными в настройках зависимостями, чтобы установить контрольную точку.

После создания контрольным точкам можно назначать задачи, отслеживать прогресс и распределять ресурсы аналогично любой задаче. Инструменты отчетности и аналитики облегчают создание отчетов о ходе работы и передачу обновлений заинтересованным сторонам.

Отслеживание расходов

Затраты проекта, не связанные с трудовыми ресурсами, в Smartsheet называются расходами. Функция отслеживания расходов позволяет собирать отчеты о расходах, создавать и получать рабочие процессы утверждения расходов, отслеживать расходы проекта, делиться статусом утверждения расходов и получать в режиме реального времени информацию об общих расходах проекта.

Члены команды могут отправлять расходы по проекту на утверждение с помощью простых форм на рабочем столе или в интерфейсе приложения.

Канбан-доска

Хотя Smartsheet по умолчанию использует представление «Сетка», он также предлагает представление в стиле доски Канбан, известное как «Карточное представление». Существующие листы можно просмотреть в режиме «Карточка» или создать новые с нуля. Фильтрацию старых листов можно выполнять на основе различных имен столбцов в представлении сетки. После настройки доски новые задачи можно добавлять в виде карточек с такими сведениями, как даты начала и окончания, исполнители, приоритет и т. д.

Биллинг и выставление счетов

Smartsheet не включает встроенные функции выставления счетов и выставления счетов, но интегрируется с несколькими сторонними инструментами выставления счетов, такими как QuickBooks, Xero и Invoice2go, что позволяет создавать счета и управлять ими.

Гостевой/клиентский доступ

Роль просмотра Smartsheet позволяет предоставлять доступ клиентам, поставщикам и другим заинтересованным сторонам для прозрачного общения. Помимо разрешений, для гостей также можно установить сроки окончания доступа.

Чем Smartsheet отличается от других решений?

Smartsheet vs. Asana

Если сравнивать Smartsheet с Asana, то оба они являются мощными инструментами для управления проектами и совместной работы, но их функциональные возможности различаются. Smartsheet делает упор на традиционные методы управления проектами, такие как диаграммы Ганта, а Asana использует современный подход с такими функциями, как доски, календари, списки и временные шкалы.

Хотя обе платформы предлагают надежные инструменты управления задачами, Smartsheet может похвастаться более широким набором шаблонов для различных вариантов использования. Тем не менее, Asana выделяется расширенными функциями совместной работы, такими как прямые сообщения, командные страницы и командные беседы. Smartsheet превосходит возможности отчетности и аналитики, тогда как отчеты Asana более просты.

И Smartsheet, и Asana предлагают навсегда бесплатный план. Что касается платных планов, Smartsheet оказывается более экономичным для небольших команд, но по мере увеличения размера команды он может стать дороже по сравнению с Asana.

Smartsheet vs. monday.com

Сравнивая Smartsheet с monday.com, monday.com предлагает элегантный и современный интерфейс, интуитивно понятный даже для новых пользователей, в то время как интерфейс Smartsheet в виде сетки может создать проблемы для тех, кто менее знаком с электронными таблицами.

Smartsheet в значительной степени опирается на диаграммы Ганта и сроки для управления проектами, тогда как monday.com предлагает визуально привлекательный подход с досками, списками и календарями. Обе платформы предлагают надежные функции совместной работы, такие как комментирование, обмен файлами, назначение задач, автоматизированные рабочие процессы, настраиваемые уведомления и групповые беседы.

monday.com обычно имеет более простую структуру цен и может быть более рентабельным для больших команд. Он идеально подходит для команд, которым нужна гибкость и расширенные инструменты для совместной работы. Однако, если ваши приоритеты — обширные настраиваемые шаблоны, а также надежные отчеты и аналитика, Smartsheet может подойти лучше.

Smartsheet vs. Notion

И Smartsheet, и Notion — широко используемые инструменты для управления проектами и совместной работы, предлагающие множество функций для повышения производительности команды. Оба они включают в себя широкие возможности управления задачами, автоматизированные рабочие процессы, интеграцию, диаграммы Ганта и представления календаря.

Однако Notion уделяет больше внимания ведению заметок и управлению знаниями, что делает его особенно привлекательным для писателей и творческих людей. Notion также предлагает дополнительные функции, такие как базы данных, вики и совместная работа с документами, которые дополнительно удовлетворяют потребности пользователей.

Кто получит наибольшую выгоду от использования Smartsheet?

Вы ищете универсальное решение для управления проектами и совместной работы с широким выбором настраиваемых шаблонов для различных сценариев? Вы отдаете предпочтение надежной аналитике и отчетности над удобством для пользователя? В этом случае Smartsheet — идеальный выбор.

Приложив некоторые усилия к изучению возможностей настройки Smartsheet и инвестируя в дополнительные функции, вы сможете превратить его в оптимальный инструмент для управления проектами и задачами.

Если вы привыкли использовать электронные таблицы для управления проектами, вы можете легко импортировать их в Smartsheet, избавляя вас от необходимости начинать заново.