Что такое управление проектами? Определения и термины

Что такое управление проектами?

Согласно PMI, управление проектами включает в себя применение определенного опыта, способностей, инструментов и методологий для создания ценности для людей. Проще говоря, управление проектами предполагает руководство командой для достижения целей или выполнения требований в течение определенного периода. Это влечет за собой такие задачи, как документирование проектов, планирование, мониторинг прогресса и содействие общению — все они направлены на успешное выполнение работы в рамках временных, масштабных и бюджетных ограничений.

Что представляет собой проект? Показательные примеры управления проектами

Чтобы углубиться в концепцию управления проектами, рассмотрите различные проекты, с которыми вы сталкиваетесь ежедневно, охватывая как профессиональную, так и личную сферы. На рабочем месте задачи могут включать участие или контроль над созданием результатов, таких как отчеты, веб-сайты, инструменты, продукты или даже конструкции.

Дома занятия могут варьироваться от приготовления еды до планирования отпуска или ремонта дома. Каждый из них представляет собой настоящий проект, характеризующийся определенным началом и завершением, а также четкими целями, объемом и требованиями к ресурсам — все это требует определенной формы управления. В бизнес-контексте, на котором мы сосредоточены в этом обсуждении, проект обычно обозначает отдельные усилия, предпринятые для достижения конкретных целей. Примеры таких проектов могут включать в себя:

• Создание программного обеспечения, направленного на повышение эффективности работы сотрудников
• Возведение сооружения для проведения общественных собраний
• Создание сайта с целью снижения количества деловых звонков

Каждое из этих начинаний требует наличия команды, состоящей из людей, ответственных за различные аспекты реализации проекта. Например, в проекте дизайна веб-сайта, скорее всего, будут участвовать дизайнер, разработчик и копирайтер. Часто для реализации этих инициатив назначается менеджер проекта, чтобы гарантировать своевременную и экономически эффективную реализацию при одновременном достижении основных целей.

Определение менеджера проекта: Каковы обязанности менеджера проекта?

Менеджеры проектов работают в авангарде проектов, защищая свои команды, клиентов и проекты от потенциальных ошибок, таких как недопонимание, нарушение сроков и расширение объема работ. Они повсеместно распространены в различных отраслях, включая строительство, агентства, маркетинг, производство, HR-команды, разработку программного обеспечения, проектирование и планирование мероприятий.

Независимо от отрасли или типа проекта, менеджеры проектов уделяют первоочередное внимание благополучию участников проекта и способствуют принятию стратегических решений, соответствующих целям проекта. Эта многогранная роль предполагает умелое управление как административными деталями проекта, так и межличностной динамикой. Хотя менеджеры проектов часто могут работать незаметно, их активное участие в более широких стратегических обсуждениях проекта имеет важное значение для оптимальной эффективности. Они присутствуют не только для того, чтобы делать заметки или контролировать хронометраж; их роль важна по нескольким причинам.

Давайте углубимся в задачи и обязанности, которые определяют роль менеджера проекта.

Обязанности и ответственность менеджеров проектов

Как отмечалось ранее, роль и даже должность менеджера проекта могут незначительно различаться в зависимости от контекста, но основные обязанности остаются довольно одинаковыми в разных условиях (хотя некоторые из них могут быть менее формальными, чем другие).

К основным обязанностям и ответственности менеджера проекта относятся:

• Применение методологий управления проектами.
• Определение объема проекта и соответствующее планирование.
• Формирование и управление ожиданиями.
• Разработка и совершенствование процессов.
• Создание комплексных планов проектов.
• Контроль выполнения задач
• Эффективное распределение и планирование ресурсов.
• Оценка времени и затрат, связанных с проектом.
• Выявление и управление рисками и проблемами.
• Мониторинг и отчетность о ходе реализации проекта.
• Обеспечение руководства командой проекта.
• Участие в принятии стратегических решений.
• Упрощение коммуникации и сотрудничества между членами команды.
• Планирование и проведение встреч по мере необходимости.

It's a demanding role to encompass all these responsibilities without direct operational or managerial control over the project team. 

Project managers frequently find themselves in a challenging position, striving to drive progress without the authority to enforce decisions. Achieving effectiveness in this role requires earning the trust and respect of team members and securing endorsement from senior management.

Процесс управления проектом

Не существует универсального метода управления всеми проектами. Многие организации прилагают значительные усилия методом проб и ошибок, совершенствуя свой подход для достижения оптимальных результатов, только для того, чтобы позже осознать необходимость дальнейших корректировок.

Такие факторы, как меняющиеся потребности и цели бизнеса, изменения в персонале или опыте, а также технологические достижения, способствуют необходимости адаптации процессов. Следовательно, решающее значение приобретает создание фундаментальной основы для операций проекта внутри вашей организации или команды.

Изучая управление проектами, вы заметите, что большинство моделей делят действия на три основные фазы (хотя и с разной терминологией, задачами и результатами) :

1.Выполнение

После завершения этапа планирования начинается этап исполнения. Реализация проекта может происходить по-разному, в зависимости от того, применяет ли ваша команда управление проектами Waterfall, методологию Agile или их комбинацию.

Прежде всего, этот этап влечет за собой возможности для сотрудничества, разработки, оценки и доработки. Команды сотрудничают с группами заинтересованных сторон, чтобы продемонстрировать прогресс, собрать отзывы и доработать согласованные результаты, что приводит к конечному результату проекта.

Этот этап часто отмечен изменениями, задержками и случайными разногласиями. Следовательно, именно в это время менеджер проекта участвует наиболее активно.

2. Тестирование, измерение и повторение

После начала проекта следующим шагом будет обеспечение его соответствия поставленным целям.

В проектах Agile это предполагает запуск минимально жизнеспособного продукта (MVP) для сбора ранних отзывов для итерации. Между тем, в проектах Waterfall запускается и тщательно тестируется полнофункциональный продукт. Независимо от подхода, результаты испытаний проливают свет на то, что работает, а что нет, для пользователей и заинтересованных сторон.

Затем команды используют результаты этих тестов для усовершенствования или расширения продукта, приближая его к заранее определенным целям. Хотя этот итеративный процесс присущ проектам Agile, для него может потребоваться новый проект или «Фаза 2» в проектах Waterfall.

Не существует универсально правильного метода реализации процесса; оно должно соответствовать ценностям и возможностям организации. Если процесс не подходит для команды, всплывут проблемы, и люди выразят недовольство.

Оптимальный подход — Собраться с командой, чтобы определить наиболее подходящий курс действий и его обоснование. Документирование решений, реализация выбранного процесса и сохранение восприимчивости к обсуждениям и корректировкам имеют решающее значение.

Хотя учет трех вышеупомянутых этапов обеспечивает общую основу, в конечном итоге динамика проекта и команды должна определять процесс принятия решений.

3. Исследования, открытия и планирование

Обычно организации проводят предварительные исследования для оценки жизнеспособности проекта. Это исследование может включать в себя такие виды деятельности, как анализ рынка, изучение пользователей, конкурентные оценки или аналогичные мероприятия.

Эти ключевые этапы жизненного цикла проекта помогают определить цели и спецификации предполагаемого проекта или строительства. Кроме того, на этом этапе проектные группы собираются, чтобы определить подход к сотрудничеству и сформулировать стратегию реализации с учетом внешних влияний.

Какие преимущества дает управление проектами?

Менеджеры проектов берут на себя множество нематериальных обязанностей, что часто приводит к отсутствию признания их истинной ценности. Как вы можете продемонстрировать преимущества управления проектами?

Во-первых, все начинается с личного мастерства. Каждый менеджер проекта должен глубоко понимать свою роль, демонстрируя свою ценность, эффективно руководя своей командой в ходе проектов.

Во-вторых, решающее значение имеет организационное признание. Без понимания роли управления проектами и его вклада в бизнес менеджеры проектов с трудом выживают. Организациям крайне важно осознать преимущества управления проектами для достижения успеха.

Наконец, истинное влияние менеджера проекта проявляется в признании и поддержке команды. Без поддержки со стороны команды становится сложно эффективно выполнять свою роль.

Хотя специальный менеджер проекта не всегда может быть необходим, необходим человек, обладающий опытом в задачах управления проектами. Даже в небольших командах может быть достаточно возложить такие обязанности, как управление логистикой и коммуникацией, на таких отдельных лиц, как продюсеры, менеджеры по работе с клиентами, дизайнеры или разработчики.

Эффективное управление задачами и коммуникациями создает пространство для улучшения сотрудничества и продуктивности членов команды. Если это само по себе не подчеркивает ценность управления проектами, подумайте о дополнительных преимуществах, которые оно предлагает.

Более эффективные команды

Наличие менеджера проекта в вашей команде гарантирует, что у вас будет преданный своему делу человек, который будет следить за своевременным и надлежащим выполнением задач. Этот человек также обеспечивает эффективность рабочих процедур команды, позволяя членам команды сосредоточиться на кропотливой работе и успешной доставке продуктов.

Более счастливые команды и клиенты

Все с удовлетворением покидают проекты, завершенные в рамках графика и бюджета. Кроме того, эффективное общение приносит счастье. Можете ли вы догадаться, кто играет ключевую роль в том, чтобы все это стало возможным?

Лучшая организация

Команды с менеджерами проектов получают преимущества от того, что кто-то сосредоточен на том, как, когда и почему выполнять задачу. Выдающиеся менеджеры проектов используют такие инструменты, как планы проектов и диаграммы RACI, чтобы углубляться в детали и повышать эффективность коммуникации.

Рост и развитие команды

Сбалансировать выполнение задач и различные обязанности может быть непросто, поскольку у вас остается мало времени, чтобы сконцентрироваться на повышении качества работы или разработке улучшенных методологий.

Привлечение менеджера проекта облегчает это бремя, позволяя команде сотрудничать и внедрять инновации, исследуя новые подходы к результатам. Полезно доверить экспертам, включая менеджеров проектов, сосредоточиться исключительно на своем опыте.

Больше гибкости

Исключительные менеджеры проектов понимают, что проекты могут меняться, и сохраняют бдительность в отношении таких случаев. Когда изменения становятся значимым фактором, они сразу же ищут способы скорректировать траекторию проекта. Присутствие менеджера проекта в вашей команде гарантирует, что вы заранее будете информированы о любых потенциальных рисках, проблемах или изменениях, что позволяет осуществлять упреждающее планирование.

Лучше качество

Когда ваша команда предана своему опыту, качество работы повышается, поскольку им предоставляется достаточно времени (в разумных пределах) для выполнения своих задач. Кроме того, эффективный менеджер проекта последовательно отдает приоритет качеству работы, одновременно содействуя доставке проекта заинтересованным сторонам. Менеджеры проектов обычно участвуют во внутренних оценках, просматривают контент и обеспечивают безупречность работы перед ее распространением.

Более высокая производительность

Это имеет решающее значение для владельцев бизнеса. Передавая ответственность за управление проектами от вашей команды одному человеку, вы позволяете вашей команде выделять время на дополнительные проекты и повышаете производительность. Похоже, это взаимовыгодное соглашение.

Больше прозрачности и подотчетности

Организации также получают выгоду от конкретной информации и особенностей, полученных с помощью стандартной отчетности по управлению проектами. Регулярные отчеты повышают прозрачность бюджета и сроков, способствуя более эффективному управлению задачами.

Совокупные преимущества управления проектами выходят за рамки финансовых результатов и влияют как на отдельных людей, так и на процессы внутри организации.

Определения и терминология управления проектами

Терминология управления проектами может показаться сложной, но в конечном итоге она вращается вокруг элементов, которые обеспечивают реализацию проектов. Вот подборка основных определений, с которыми должен быть знаком каждый менеджер проекта:

Предположение

Когда вы или ваша команда формулируете предположения, крайне важно сообщить о них, поскольку предположения проекта могут повлиять на объем, цели, результаты и результаты. В действительности предположения могут сформировать основу для определения и реализации проекта.

Менеджеры проектов часто рассматривают предположения, включая их в более широкие обсуждения, рассмотрение масштабов, контрольных точек, результатов и других аспектов, чтобы гарантировать, что команда работает на основе достоверной информации.

Гибкий

Гибкие методологии основаны на представлении о том, что самоорганизующиеся команды разработчиков программного обеспечения могут приносить пользу посредством итераций и сотрудничества. Манифест гибкой разработки программного обеспечения был официально разработан в 2001 году 17 специалистами-практиками и основан на базовом наборе ценностей, заключающихся в обеспечении ценности и сотрудничестве с клиентами. Эти принципы включают в себя:

• Люди и взаимодействие над процессами и инструментами
• Рабочее программное обеспечение над подробной документацией
• Сотрудничество с клиентами во время переговоров по контракту
• Реагирование на изменения в соответствии с планом

Клиент/клиенты

Это может означать несколько сценариев. Менеджеры проектов в консалтинговых фирмах, таких как рекламные агентства или строительные компании, сотрудничают с клиентами для разработки или доставки продукта. Они должны учитывать этих клиентов при разработке процессов, представлении работы и получении одобрений.

В то же время у этих клиентов могут быть свои клиенты или клиенты, которых нужно удовлетворять во время производства. В цифровой сфере этих людей часто называют «пользователями», и прилагаются значительные усилия для обеспечения соответствия продукта их потребностям.

Управление изменениями

Проекты часто претерпевают изменения, и на менеджера проекта лежит ответственность за то, чтобы все участники — клиенты, члены команды и другие соответствующие стороны — были проинформированы об изменениях и их последствиях.

Когда объем проекта или бизнес-требования меняются, первоначальные оценки усилий, затрат и сроков часто становятся устаревшими. В таких случаях руководитель проекта подготовит приказ об изменении или документ с запросом на изменение, чтобы формализовать изменение и его соответствующие последствия.

Ограничения

Ограничения относятся к ограничениям, не зависящим от команды проекта, которые требуют управления. Эти ограничения, такие как объем, бюджет или сроки, определяют пределы, в которых должен работать проект. Менеджеры проектов остро осознают эти ограничения, поскольку их ответственность заключается в реализации проектов в указанные сроки и бюджет.

Критический путь

Критический путь представляет собой серию шагов, которые определяют кратчайшую продолжительность операции, особенно при использовании компьютерного анализа для крупных организаций. Он служит структурированным методом управления проектами для планирования процессов, различая критические и некритические задачи. Цель состоит в том, чтобы смягчить проблемы с планированием, ограничениями по срокам и узкими местами в процессах.

Зависимость

В управлении проектами зависимость обозначает задачу, которая зависит от того, что ее предшественница будет завершена до того, как она сможет начаться. Это важнейший аспект, который менеджеры проектов должны учитывать при планировании проекта. Программное обеспечение для планирования, такое как TeamGantt, упрощает выявление и мониторинг зависимостей.

Результат

Под результатом понимается любой конкретный результат, полученный в результате проекта, независимо от того, создается ли он постепенно для обеспечения соглашения или представлен при завершении проекта как конечный результат. Примеры результатов включают визуальные проекты, документы, планы, код, прототипы, чертежи, доказательства, здания, приложения, веб-сайты, продукты и многое другое.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — Это графическое представление, состоящее из горизонтальных линий, показывающих ход выполнения задач в определенные сроки по сравнению с запланированной продолжительностью для этих периодов. TeamGantt создает визуально привлекательные диаграммы Ганта, помогающие отслеживать задачи проекта, зависимости, ресурсы и общение. Узнайте больше о диаграммах Ганта!

Цель/задача

Цель или задача проекта — Это формализованное заявление, описывающее цель и ожидаемый результат проекта. Цели служат руководящими принципами для принятия решений, когда проект сталкивается с дилеммами, неопределенностями или изменениями масштабов, поскольку они в конечном итоге определяют успех проекта.

Проблемы

Менеджеры проектов постоянно ищут проблемы проекта, чтобы решить их, прежде чем они перерастут в серьезные проблемы. Проблемы обычно препятствуют продвижению проекта и иногда могут потребовать внешних консультаций, поскольку они не всегда могут быть решены единолично руководителем проекта или командой.

При управлении маркетинговыми проектами распространенная проблема возникает, когда контент отсутствует или задерживается. Такая ситуация препятствует прогрессу и зачастую приводит к необходимости корректировки сроков.

Методология

Существует множество подходов к управлению проектами, при этом такие методологии, как Waterfall и Agile, формализуются и преподаются в течение многих лет.

Полезно понять истоки этих методов и определить, как их можно адаптировать к вашей текущей работе. Если вы хотите получить знания, изучите нашу главу, посвященную методологиям управления проектами, которая охватывает следующие категории:

• Традиционные методологии
• Гибкие методологии
• Методологии управления изменениями
• Процессные методологии.

Веха

Веха означает решающее изменение или этап в производстве или разработке проекта.

В терминах управления проектами веха не имеет никакой длительности или усилий, поскольку она не требует какой-либо конкретной работы. Он представляет собой ключевой момент в плане проекта, указывающий на завершение важных задач и переход к новой фазе проекта.

Программа

Управление несколькими проектами, которые взаимосвязаны в различных аспектах, таких как цели, продукты или клиенты, обычно называют программой. В отличие от проекта, программа не предполагает конкретных результатов. Вместо этого он предлагает комплексный контроль, обеспечивающий централизованный коммуникационный центр для обеспечения согласованности и согласованности всех взаимосвязанных проектов. Это облегчает правильное определение времени, темпов и процессов утверждения в рамках взаимосвязанных проектов.

Менеджер программы

Менеджеры программ часто контролируют не только отдельные проекты, но и более широкие стратегические усилия, а иногда и команды менеджеров проектов. В сфере программ, которые включают в себя взаимосвязанные наборы проектов, они играют решающую роль в определении целей и задач этих проектов и понимании того, как их результаты повлияют на бизнес в целом. Такое понимание позволяет им сконцентрироваться на стратегическом выполнении каждого проекта и определить наиболее эффективные средства его достижения с использованием необходимых ресурсов и членов команды.

Проект

Как подчеркивалось ранее в этой главе, проекты представляют собой особые усилия, предпринимаемые для достижения конкретных целей. Примеры проектов могут включать создание программного обеспечения для повышения эффективности работы сотрудников, строительство здания для общественных мероприятий или разработку веб-сайта для сокращения количества звонков для бизнеса.

Руководитель проекта

Как отмечалось ранее в этой главе, менеджеры проектов — Это люди, работающие в авангарде проектов, защищающие свои команды, клиентов и проекты от таких проблем, как недопонимание, нарушение сроков, расширение масштабов и другие неудачи. Они выступают за благополучие всех, кто участвует в их проектах, и способствуют стратегическому выбору, соответствующему целям проектов.

Этап проекта

Менеджеры проектов часто делят ряд задач или результатов на этапы, чтобы поддерживать организацию на протяжении всего проекта. Например, в проекте редизайна веб-сайта типичные этапы могут включать определение, проектирование, разработку и развертывание.

План/график/график проекта

Менеджеры проектов создают планы проекта, чтобы наметить траекторию завершения проекта. Эффективные планы проекта разбивают весь процесс на этапы, определяют результаты и задачи и включают соответствующие детали, такие как ответственные стороны, даты начала и окончания работы, а также любые соответствующие примечания для каждой задачи.

План проекта служит средством коммуникации и, возможно, является одним из наиболее важных результатов проекта, предлагая всестороннее руководство по действиям на любом этапе его реализации. На веб-сайте TeamGantt доступны многочисленные образцы планов и шаблонов.

Проектная группа

Команда проекта состоит из людей, которым поручено выполнение конкретных задач и достижение результатов в рамках проекта. Состав проектных групп варьируется в зависимости от отрасли и типа проекта: компании выбирают членов команды, обладающих необходимым опытом для выполнения работы.

Требования

Требования играют решающую роль в обеспечении успешного завершения проекта. Требования проекта, как правило, излагаются в виде всеобъемлющего объема работ и определяют ожидаемое поведение, внешний вид и функциональность продукта в соответствии с целями проекта.

Ресурсы

Среди терминов управления проектами «ресурсы», пожалуй, самый безличный. Это относится к людям, которые выполняют задачи в рамках проектов. Более подходящими были бы термины, более ориентированные на человека, такие как «персонал» или «команда», однако по какой-то причине слово «ресурсы» сохраняется.

План ресурсов

Планы выделения ресурсов разрабатываются для того, чтобы гарантировать, что сотрудники будут надлежащим образом распределяться по проектам, избегая как чрезмерного, так и недостаточного использования. Простой подход к управлению этим — использование возможностей управления ресурсами, предлагаемых TeamGantt. Этот инструмент позволяет назначать отдельных людей на задачи и оценивать необходимое время для их выполнения.

Риск

Проблемы сопряжены с риском! Когда менеджеры проектов обсуждают риски, они рассматривают потенциальные проблемы или события, которые могут привести к осложнениям, а также вероятность возникновения этих событий и их потенциальное влияние на проект.

Чтобы держать команду в курсе потенциальных рисков, полезно включать реестр рисков (или список рисков, проблем и план их устранения) в регулярные отчеты о состоянии.

Объем

Объем проекта точно определяет, что будет включать в себя проект, а что нет. В консалтинговых агентствах это обычно документируется в официальном документе об объеме проекта. Внутри внутренних команд это может быть представлено в виде краткого описания проекта или в менее формальной форме, например, по электронной почте.

Спонсор (исполнительный спонсор и спонсор проекта)

В контексте крупных проектов вы можете встретить термин «спонсор проекта», относящийся к лицу, имеющему высшие полномочия по принятию решений или основному источнику финансирования. Этот человек осуществляет полный контроль над проектом и играет ключевую роль в принятии решений о финансировании, решении проблем и изменении объема, одобрении результатов и предложении стратегического руководства.

Кроме того, спонсору обычно поручено пропагандировать проект внутри организации, обеспечивая широкую поддержку инициативы среди всех заинтересованных сторон.

Акционер

Заинтересованные стороны – это отдельные лица или группы, кровно заинтересованные в результатах проекта. Они могут включать как внутренние стороны, такие как отделы маркетинга и ИТ, так и внешние организации, такие как поставщики, инвесторы и партнеры.

Менеджеры проектов сотрудничают с группами заинтересованных сторон, чтобы обеспечить их информированность о ходе проекта и участие в процессах принятия решений по мере необходимости.

Водопад

Модель «Водопад» считается одной из наиболее признанных и используемых методологий управления проектами. Его основной принцип предполагает выполнение задачи и последующую передачу ее для использования или развития в последующих задачах или этапах.

Выполнение проекта «Водопад» требует тщательного планирования и сбора требований до начала работы. Без этого начального этапа планирования существует риск пропуска шагов, оставления задач незавершенными или отклонения от намеченной последовательности. Кроме того, любые изменения требований проекта могут привести к изменению объема.