Что такое анализ заинтересованных сторон? Подробное руководство

Анализ заинтересованных сторон в управлении проектами выявляет заинтересованные стороны проекта, их проблемы и влияние проекта. Это помогает расставить приоритеты в общении и обновлении информации для заинтересованных сторон на протяжении всего проекта, обеспечивая эффективное взаимодействие. В этой статье исследуется анализ заинтересованных сторон, его выполнение и значение.

Понимание анализа заинтересованных сторон

Анализ заинтересованных сторон начинается в начале проекта, чтобы понять потребности и основные требования каждой заинтересованной стороны. В их число входят инвесторы, консультанты, спонсоры, члены команды, а также нынешние и потенциальные клиенты — любая сторона, затронутая проектом.

Основная цель проведения анализа заинтересованных сторон заключается в выявлении основных заинтересованных сторон и их требований в самом начале проекта. Это понимание имеет решающее значение, поскольку оно помогает предвидеть и управлять потенциальными конфликтами между ожиданиями заинтересованных сторон и целями проекта.

Как провести анализ заинтересованных сторон

Проведение анализа заинтересованных сторон начинается со сбора комплексной информации для понимания требований каждой заинтересованной стороны, как описал Крис Мэттманн, главный специалист по технологиям и инновациям Лаборатории реактивного движения НАСА (CTIO). Обычно дизайнеры команды проводят индивидуальные интервью с заинтересованными сторонами, чтобы понять их процессы, потребности, ограничения и интересы.

В качестве иллюстрации Маттманн представил гипотетический проект, направленный на составление карты воды на западе Соединенных Штатов, с участием различных систем и групп, таких как проводники полевых экспериментов и такое оборудование, как самолеты, башни и спутники. Анализ заинтересованных сторон включает в себя опрос каждой заинтересованной стороны, включая спонсоров, поставщиков данных, ИТ-персонала и разработчиков проектов.

При сборе данных после интервью команда просматривает и интерпретирует информацию, часто используя такие методы, как размещение стикеров на стене или использование программных инструментов для организации необработанных данных. Цель состоит в том, чтобы выявить закономерности и потенциальные конфликты между мнениями заинтересованных сторон.

Маттманн уточняет, что анализ заинтересованных сторон включает в себя проведение интервью, проектную работу, мозговой штурм и сопоставление результатов с основными требованиями проекта, определенными спонсорами. Если отзывы заинтересованных сторон существенно расходятся с требованиями проекта, может потребоваться корректировка масштаба или направления проекта, обеспечивающая согласованность до начала проекта.

Рекомендации по созданию карты заинтересованных сторон

Создание карты заинтересованных сторон позволяет визуально интерпретировать частоту общения, интенсивность управления и потребности в удовлетворении/информации для каждой заинтересованной стороны. Маттманн предлагает определить ключевые измерения и построить квадранты для оптимизации этих аспектов, тем самым соответствующим образом группируя заинтересованные стороны на карте.

В качестве иллюстрации вы можете классифицировать заинтересованные стороны на основе их значимости и влияния. Диаграмма может выглядеть следующим образом:

Определив позицию каждой заинтересованной стороны в таблице, вы можете выбрать подходящий подход к коммуникации для каждой из них.

По словам Маттманна, крайне важно поддерживать частую связь с наиболее важными заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать их интерес к проекту. Это может включать ежедневные обновления, чтобы обеспечить их постоянное участие.

И наоборот, заинтересованные стороны с меньшим влиянием или меньшим влиянием на проект могут не нуждаться в регулярном общении. Как подчеркивает Маттманн, приемлемо, если их интерес к проекту ниже, особенно если они не являются ключевыми заинтересованными сторонами, вносящими существенный вклад.

Например, в сценарии картирования уровня воды на западе США заинтересованным сторонам, таким как поставщики данных, могут потребоваться только периодические обновления, а не ежедневный контакт. Маттманн подчеркивает важность управления заинтересованными сторонами на основе их уровня заинтересованности и вклада, а не только на их влиянии или финансовых инвестициях.