Что такое устав проекта? Определение и руководство

Откройте для себя значение устава проекта. Понять его роль в инициировании и реализации проекта.

июнь 18, 2024 - 17:27

июнь 18, 2024 - 17:23

Что такое устав проекта?

Представьте, что у вас возникла многообещающая бизнес-идея для будущего проекта вашего отдела. Однако просто иметь идею недостаточно для ее реализации. Вы должны представить его соответствующим заинтересованным сторонам и заручиться их одобрением.

Введите устав проекта.

В этом руководстве мы углубимся в то, что представляет собой устав проекта и его основные компоненты. Кроме того, мы опишем основные различия между уставом проекта и другими важными записями управления проектом.

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это официальный документ управления проектом, который официально признает существование проекта и действует как убедительная аргументация для проекта, требующая одобрения на его реализацию.

По сути, он представляет собой краткое описание вашего проекта с изложением ключевых элементов, таких как масштаб проекта, цели и обязанности, чтобы помочь заинтересованным сторонам понять его суть.

Обычно создание этого документа курируют спонсоры или инициаторы проекта.

После утверждения устав проекта дает менеджеру проекта право распределять организационные ресурсы на цели проекта.

12 компонентов устава проекта

Хотя не существует стандартизированного набора элементов устава проекта, эффективный устав проекта обычно состоит из следующих 12 компонентов:

Цель проекта
Название Проекта
Общая информация о проекте
Практические результаты
Объем
Вехи
Ресурсы
Риски
Основные заинтересованные стороны
Структура команды проекта
Измерения успеха
Утверждение проекта

Предоставим краткий обзор каждого из этих элементов.

Название Проекта

Название вашего проекта должно быть четким и информативным.

Например, если ваш проект предполагает создание новых целевых страниц для продуктов на веб-сайте под названием «X», подходящим названием может быть «Разработка новых целевых страниц продуктов для веб-сайта X».

Цель проекта

Ваш проект должен иметь веские причины для своего существования.

Чтобы определить цель проекта, рассмотрите возможность ответа на следующие вопросы:

Какие потребности бизнеса будет удовлетворять этот проект?
Каковы желаемые результаты проекта?
Как цели проекта согласуются с более широкими организационными задачами?

Кроме того, применение критериев SMART может облегчить установление четких и достижимых целей и задач проекта.

Общая информация о проекте

Каждый устав проекта должен включать следующую общую информацию:

Назначенный менеджер проекта
Спонсор проекта
Подразделение, отвечающее за реализацию проекта
Дата презентации начала проекта

Практические результаты

В зависимости от характера вашего проекта результаты могут включать в себя ряд продуктов или услуг, получаемых после завершения проекта. Вот несколько типичных примеров:

Бизнес-кейсы
Целевые страницы для различных продуктов
Прототипы
Каркасы и т. д.

Определение результатов определяет осязаемую конечную точку вашего проекта, повышая ценность устава вашего проекта для заинтересованных сторон и повышая вероятность одобрения.

Объем

Предоставление краткого изложения того, что будет и не будет включено в задачи проекта, помогает поддерживать согласованность с вашим клиентом и сводит к минимуму недоразумения.

Вехи

Помимо прогнозирования ожидаемых дат начала и окончания, рекомендуется обозначить все важные этапы проекта и предполагаемые даты их завершения.

Ресурсы

Убедитесь, что у вас есть первоначальная смета бюджета проекта. Помимо финансовых факторов определяют:

Требуемая рабочая сила
Необходимое оборудование
Другие ресурсы проекта, адаптированные к вашей отрасли, типу проекта и сложности.

Риски

Потратив время на выявление потенциальных рисков проекта и понимание их потенциального влияния на результат проекта на раннем этапе, вы сможете предотвратить более серьезные проблемы в дальнейшем. Поэтому тщательно рассмотрите потенциальные риски и задокументируйте потенциальные проблемы, которые могут возникнуть.

Основные заинтересованные стороны

Определение основных заинтересованных сторон проекта, внутренних или внешних, имеет решающее значение, поскольку они могут повлиять на результат проекта. В уставе проекта укажите лиц, ответственных за:

Предоставление финансирования
Утверждение устава проекта
Выполнение других ключевых обязанностей.
Структура команды проекта

Создайте список лиц, участвующих в проекте, и определите их соответствующие роли и обязанности. Чтобы уточнить структуру команды, рассмотрите возможность решения следующих вопросов:

Кто будет контролировать управление проектом?
Какие еще члены команды внесут свой вклад в проект?
Какие конкретные задачи и обязанности будет выполнять каждый член команды?

Измерения успеха

Укажите метрики, которые вы будете использовать, и цели, которых вы стремитесь достичь с помощью своего проекта.

Например, что касается ключевого показателя эффективности бюджета, успех можно обозначить достижением общей экономии затрат в размере 100 000 долларов США или сокращением времени производства на 25%.

Утверждение проекта

В конечном итоге уточните лицо, ответственное за утверждение устава проекта, с указанием того, кто утверждает проект.

Пример устава проекта

Теперь, когда мы изложили все компоненты устава проекта, давайте посмотрим, как он работает на практике.

Для демонстрации давайте рассмотрим пример проекта, посвященный разработке мобильных приложений, в частности приложения для заказа еды.

Вот пример устава проекта для справки:

Элемент	Описание
Название проекта	Приложение для заказа еды Go Guacamole
Общая информация о проекте	Менеджер проекта: Мэри Старк Спонсор проекта: Джеймс Джонс Бизнес-подразделение: Разработка продуктов Дата: 3 марта 2024 г.
Цель проекта	Мобильное приложение, предназначенное для заказа веганских и вегетарианских блюд. Доступно для скачивания как в Google Play, так и в App Store. Цель: упростить процесс заказа вегетарианских и веганских блюд в наших магазинах Go Guacamole. Особенности мобильных заказов и услуг доставки в крупных городах США.
Объем	Включения: Поддерживаемые платформы: iOS и Android. Улучшение пользовательского интерфейса и пользовательского опыта (UI/UX). Улучшение изображения Резервное копирование в облачное хранилище Фундаментальная аналитика Нагрузочное тестирование Небольшие корректировки дизайна Исключения: Включение дополнительных плагинов или функций Управление запасами Автоматизация маркетинговой деятельности.
Основные этапы проекта	Дата начала: 4 апреля 2024 г. Завершение концепции дизайна: 4 мая 2024 г. Разработка приложения завершена: 7 июля 2024 г. Завершение тестирования качества: 15 августа 2024 г. Описания продуктов завершены: 26 августа 2024 г. Дата запуска: 1 сентября 2024 г.
Цели и задачи	Достижение увеличения продаж на 20% в течение первого квартала после запуска. Позиционирование нашей компании как лидера в секторе вегетарианских и веганских продуктов питания в Соединенных Штатах.
Практические результаты	Рекомендации по проектированию Эскизы чертежей Дизайн интерфейса Скомпилированные версии приложения Безопасные ключи и сертификаты Учетные данные доступа Дополнительные рекомендации по разработке Записи об ошибках и проблемах.
Риски	Команда может столкнуться с задержками в соблюдении сроков из-за: Внесение непредвиденных изменений в спецификации или расширение требований за счет дополнительных функций.
Ресурсы	Состав команды: 3 разработчика 1 менеджер проекта 1 бизнес-аналитик 1 финансовый менеджер 2 дизайнера 1 менеджер по продукту 2 тестировщика программного обеспечения Продолжительность проекта: 5 месяцев Бюджет проекта: 100 000 долларов США.
Основные заинтересованные стороны	Генеральный директор: Питер Дрейк Спонсор проекта: Джеймс Джонс Инвестор проекта: Марк Йоханссон
Структура команды проекта	Менеджер проекта: Мэри Старк Менеджер по продукту: Эмили Бойл Бизнес-аналитик: Терри Ноуп Финансовый менеджер: Питер Блант Дизайнеры: Марк Уайлд, Люси Дэйл. Команда контроля качества: Тамара Джонас, Наташа Поттер Разработчики: Филип Левисон, Саймон Новицки, Мария Баррес
Измерения успеха	За первый месяц приложение было скачано не менее 5000 раз в Google Play и App Store. Приложение получает рейтинг от 4 до 5 звезд в Google Play и App Store, а также более 15 положительных отзывов на каждой платформе в течение первых 2 месяцев после его запуска.
Утверждение проекта	Генеральный директор: Питер Дрейк Инвестор: Марк Йоханссон Спонсор: Джеймс Джонс Менеджер проекта: Мэри Старк Финансовый менеджер: Питер Блант Дата утверждения: 4 марта 2024 г.

Шаблон устава проекта

Имейте в виду: не перегружайте читателей длинным текстом.

Помимо краткости устава проекта, повысьте его визуальную привлекательность для лиц, ответственных за утверждение, за счет эффективного структурирования и форматирования. Использование таблиц для разделения вашего устава на отдельные разделы облегчит сканирование и понимание.

Мы рекомендуем использовать простой шаблон устава проекта, чтобы упростить процесс.

Будьте уверены, вам не придется тратить драгоценное время на создание такого шаблона. Для вашего удобства мы собрали доступный шаблон устава проекта, который вы можете редактировать и скачивать бесплатно.

Чем отличаются план проекта и устав проекта?

Основное различие между планом проекта и уставом проекта заключается в сроках их реализации и цели. Устав проекта предшествует плану проекта и служит для получения одобрения проекта и разрешения менеджеру проекта начать работу.

В то время как устав проекта предлагает широкий обзор всего проекта, план проекта углубляет специфику каждого этапа проекта.

В отличие от описания макроуровня устава проекта, план проекта предлагает подробную разбивку ключевых элементов проекта и поясняет выполнение проектной деятельности.

Чем отличаются краткое описание проекта и устав проекта?

Основное различие между кратким описанием проекта и уставом проекта заключается в их цели и содержании. Краткое описание проекта предлагает краткий обзор ключевых элементов, изложенных в плане проекта, тогда как устав проекта служит для формального утверждения проекта.

По сути, краткое описание проекта представляет собой краткое изложение утвержденного плана проекта, созданное после его утверждения. Он действует как справочное руководство для команды проекта и заинтересованных сторон.

Чем бизнес-кейс отличается от устава проекта?

Основное различие между бизнес-кейсом и уставом проекта заключается в их направленности и содержании. Экономическое обоснование разъясняет обоснование инвестирования ресурсов компании в конкретный проект, подробно останавливаясь на его потенциальных выгодах и рисках как важного делового предприятия. Более того, экономическое обоснование включает в себя предположения относительно затрат проекта и ожидаемых доходов для подтверждения его финансовой жизнеспособности.

С другой стороны, устав проекта обеспечивает общий обзор целей проекта и устанавливает ограничения, такие как бюджет, сроки и объем.

Хотя оба документа разрабатываются на этапе инициации проекта, они служат разным целям и не являются взаимозаменяемыми терминами.

Каковы этапы создания устава проекта?

Хотя не существует стандартизированного метода составления устава проекта, мы дали несколько полезных советов:

Сотрудничайте с командой проекта над разработкой устава.
Обеспечьте краткость и ясность документа.
Включите существенные детали.
Представьте устав проекта соответствующим заинтересованным сторонам и получите одобрение.

Участвуйте в обсуждении устава проекта со своей командой.

Никто не ожидает, что руководитель проекта будет обладать сверхчеловеческими способностями. Команда всегда более надежна, чем отдельный человек, поскольку каждый участник вносит свой уникальный опыт и знания.

Поэтому используйте коллективные силы и добивайтесь мнения каждого члена команды относительно проекта. Совместно обсудите цели проекта, основные этапы и потенциальные риски.

Мнения членов команды могут помочь собрать важные детали и составить более точный устав проекта. В конечном итоге, чем яснее преимущества, изложенные в уставе проекта, тем выше вероятность одобрения заинтересованных сторон.

Сохраняйте краткость и простоту в уставе вашего проекта.

Устав проекта должен быть точным, обеспечивая ясность и не перегружая ключевых заинтересованных сторон ненужной информацией, которая может привести к потере интереса к вашему проекту. Хотя другие документы планирования, такие как план проекта, могут содержать более подробную информацию, каждый раздел устава проекта должен быть кратким, в идеале ограниченным одним или двумя предложениями.

Включите все необходимые детали в устав вашего проекта.

Хотя не существует универсального шаблона для уставов проектов, всегда следует включать определенные важные детали, такие как:

Конкретные цели проекта
Выявленные риски и ограничения
Список заинтересованных сторон и членов команды

Поделитесь уставом вашего проекта с соответствующими заинтересованными сторонами и получите их одобрение.
Чтобы гарантировать одобрение проекта, важно выйти за рамки простой отправки устава проекта по электронной почте в формате PDF ключевым заинтересованным сторонам. Вместо этого рассмотрите возможность организации презентации или встречи, чтобы сформулировать цели проекта. Это дает возможность ответить на любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть у заинтересованных сторон, и облегчить любые опасения, которые они могут питать.

Какова цель устава проекта?

Существует несколько причин необходимости устава проекта. Некоторые из наиболее распространенных целей устава проекта включают в себя:

Служит инструментом продвижения проекта, облегчая одобрение заинтересованных сторон: устав проекта предлагает краткий обзор проекта, эффективно пропагандируя его значимость для ключевых заинтересованных сторон, ответственных за утверждение проекта.
Разрешение на начало проекта: Устав проекта официально санкционирует существование проекта. Без одобрения заинтересованных сторон проект не может начаться. Его основная функция — предоставить разрешение на инициирование проекта, что позволяет менеджеру проекта приступить к его реализации.
Разъяснение деловой значимости проекта. Прежде чем приступить к реализации проекта, необходимо убедиться, что заинтересованные стороны понимают деловую значимость проекта и то, куда распределяются их ресурсы. В уставе проекта четко сформулирована деловая значимость проекта, разъясняется его стратегическая ценность.
Смягчение расползания масштабов. Очерчивая параметры проекта, устав проекта помогает предотвратить расползание масштабов, гарантируя, что все заинтересованные стороны имеют четкое понимание границ проекта.

Хорошо составленный устав проекта гарантирует одобрение вашего проекта.

Думайте о уставе проекта как о своем коммерческом предложении — приложите все усилия к его подготовке, чтобы эффективно «продать» ваш проект.

Хотя компоненты устава проекта могут различаться, мы выделили наиболее важные из них, которые не следует упускать из виду.

В заключение прислушайтесь к нашим рекомендациям и используйте наш шаблон устава проекта, чтобы убедить заинтересованные стороны принять вашу идею и вдохнуть жизнь в ваш проект.