Что такое KPI? Руководство для начинающих

Компании, независимо от размера или отрасли, полагаются на ключевые показатели эффективности (KPI) для отслеживания прогресса, оптимизации стратегий и улучшения результатов. Узнайте, как эффективно выбирать, измерять и использовать ключевые показатели эффективности для принятия обоснованных решений и повышения производительности.

Понимание ключевых показателей эффективности (KPI)

Ключевой показатель эффективности (KPI) служит измеримым ориентиром, показывающим прогресс отдельных лиц или предприятий в достижении своих целей. Оценка ключевых показателей эффективности помогает организациям оценить их соответствие желаемым целям. Изучая различные показатели, охватывающие такие области, как прибыль, показатели продаж, текучесть кадров и среднегодовые расходы, предприятия могут определить успехи и области, требующие улучшения. Регулярный анализ ключевых показателей эффективности дает комплексное представление об эффективности бизнеса, позволяя лицам, принимающим решения, определять продолжение текущих стратегий или необходимость стратегических корректировок.

Различие между KPI и метриками

KPI и метрики, хотя и измеряют производительность, различаются по характеристикам и бизнес-приложениям. Метрики измеряют прогресс в целом, а ключевые показатели эффективности относятся к определенным целям в рамках определенного периода времени. Ключевые показатели эффективности соответствуют бизнес-целям, а показатели оценивают отдельные процессы, часто соответствующие отраслевым стандартам. Эффективные ключевые показатели эффективности, обычно насчитывающие от пяти до семи, соответствуют критериям «SMART»: конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени, гарантируя, что они способствуют прогрессу и подходят для улучшения результатов в установленные сроки.

Лучшие практики для KPI

Выбор подходящих ключевых показателей эффективности имеет решающее значение, чтобы избежать напрасной траты времени или негативного воздействия на результаты бизнеса. Обеспечивать соответствие целям; например, отслеживание времени ожидания клиентов не поможет сократить пищевые отходы в магазине пончиков. При выборе KPI:

• Непосредственно связаны с целями: Убедитесь, что ключевые показатели эффективности тесно связаны с бизнес-целями.
• Рассмотрите запаздывающие и опережающие индикаторы: Сбалансируйте прошлые результаты (отстающие) с действиями по достижению целей (ведущие).
• Установите реалистичные и достижимые показатели: Выбирайте ключевые показатели эффективности, которые осуществимы и достижимы.
• Выбирайте несколько конкретных показателей: Сосредоточьтесь на избранном количестве ключевых показателей эффективности, а не перегружайте их слишком большим количеством показателей.

Часто встречающиеся категории KPI

KPI повсеместно распространены в различных отраслях, таких как продажи, маркетинг, обслуживание клиентов, ИТ, человеческие ресурсы и финансы. Выбор правильных KPI имеет решающее значение, поскольку они способствуют достижению целей производительности. Поддержание управляемого количества ключевых показателей эффективности для каждой цели способствует эффективной оценке и обеспечивает согласованность действий команд. Вот несколько часто используемых примеров KPI:

KPI продаж:

• Ежемесячный рост продаж
• Ежемесячные клиенты на одного торгового представителя
• Ежеквартальные заказы на продажу
• Количество вовлеченных лидов в воронке продаж
• Среднее время конверсии

Маркетинговые KPI:

• Ежемесячная посещаемость сайта
• Лайки и комментарии на странице
• Уровень вовлеченности в социальных сетях
• Количество новых лидов в месяц
• Процент кликабельности

KPI работы с клиентами:

• Оценка удовлетворенности клиентов
• Уровень удержания клиентов
• Ежемесячная подача заявок в службу поддержки
• Среднее время разрешения
• Стоимость за разрешение

Ключевые показатели эффективности человеческих ресурсов:

• Ежемесячные сверхурочные часы
• Ежеквартальные затраты на обучение
• Стоимость за нового сотрудника
• Производительность сотрудников
• Ежемесячный коэффициент прогулов

Установление ключевых показателей эффективности требует в качестве отправной точки четких стратегических целей. После определения целей выберите соответствующие аналитические инструменты, часто специализированное программное обеспечение. Внедрение KPI позволяет оценить их эффективность; корректируйте по мере необходимости для лучшего понимания. Ключевые показатели эффективности должны соответствовать бизнес-целям, быть измеримыми, конкретными и ограниченными по времени. Следуй этим шагам:

• Определите ключевые цели. Согласуйте ключевые показатели эффективности с целями организации, чтобы обеспечить сосредоточенность команд.
• Определите предполагаемые результаты. Укажите желаемые результаты, чтобы эффективно оценить успех.
• Используйте запаздывающие и опережающие индикаторы. Запаздывающие индикаторы отражают прошлые результаты (например, доход), а опережающие индикаторы направляют действия по достижению целей.
• Установите цели и пороговые значения. Установите цели и пороговые значения для отслеживания прогресса и направления с течением времени.
• Оценивайте прогресс и корректируйте. Регулярно анализируйте ключевые показатели эффективности, чтобы определить области, требующие корректировки, и обеспечить соответствие развивающимся проектам и целям.

Преимущества KPI

Использование ключевых показателей эффективности (KPI) дает несколько преимуществ, оптимизируя распределение ресурсов и повышая производительность:

Мониторинг в реальном времени

Ключевые показатели эффективности позволяют осуществлять постоянный мониторинг эффективности работы команды, облегчая корректировку в режиме реального времени и распределение ресурсов для повышения производительности.

Предотвращение задержек

Используя структуру KPI, команды могут быстро оценивать ход выполнения задач, выявляя потенциальные задержки и внося необходимые корректировки для обеспечения своевременного выполнения задач.

Простота в формулировке

Ключевые показатели эффективности просты и легко формулируются, что делает их доступными для предприятий любого размера после определения их целей.

Справедливость и прозрачность

Ключевые показатели эффективности способствуют прозрачности, разделяя цели, расширяя возможности сотрудников и обеспечивая ясность обязанностей, тем самым способствуя командным инвестициям и справедливости в успехе.

Нижняя граница

Регулярные оценки KPI дают представление о достижениях, проблемах и тенденциях, помогая принимать обоснованные решения и улучшая общее состояние организации при правильном выборе и использовании.