Что такое анализ пробелов? Определение и руководство

Понимание анализа пробелов

Анализ пробелов включает сравнение нынешних результатов деятельности компании с ожидаемыми или желаемыми уровнями производительности. Эта оценка помогает оценить, эффективно ли компания достигает целей и оптимально использует свои ресурсы. Посредством измерения таких факторов, как время, финансы и рабочая сила, анализ пробелов помогает выявить несоответствие между текущим и желаемым состоянием компании. Это понимание позволяет управленческой команде разрабатывать стратегии и планы действий, направленные на устранение этих пробелов в производительности и продвижение организации к ее целям.

Когда организациям не удается оптимизировать свои ресурсы, капитал и технологии, они могут не достичь максимального потенциала. В таких сценариях анализ пробелов, также известный как анализ потребностей, становится неоценимым.

Анализ пробелов, необходимый для оценки эффективности работы организации, позволяет компаниям оценить свое текущее положение и предвидеть свою будущую траекторию. Тщательно изучая свои цели, компании могут использовать анализ пробелов, чтобы убедиться, эффективно ли они продвигаются к своим целям.

Хотя в 1980-х годах анализ пробелов преимущественно использовался наряду с анализом продолжительности, он остается актуальным и сегодня. Несмотря на то, что он воспринимается как более сложный и менее распространенный по сравнению с анализом продолжительности, он все же дает представление об оценке подверженности различным изменениям в временной структуре.

Категории анализа пробелов

Анализ финансовой эффективности: Выявление расхождений в рентабельности

Компания может решить провести целенаправленную проверку своих финансовых показателей по сравнению с конкурентами, в частности, тщательно изучая финансовые показатели. Этот анализ включает в себя сравнение структур ценообразования, процентов прибыли, накладных расходов, дохода на рабочую силу, а также различие между постоянными и переменными компонентами. Основная цель анализа эффективности прибыли — выявить области, в которых конкуренты демонстрируют более высокую финансовую эффективность. Впоследствии эта информация может быть интегрирована в более широкий анализ пробелов для комплексного стратегического планирования.

Стратегический анализ пробелов: Оценка эффективности компании

Стратегический анализ разрывов, также называемый анализом разрыва в производительности, включает в себя глубокую внутреннюю оценку эффективности работы компании. Этот анализ обычно предполагает сравнение фактической деятельности компании с долгосрочными показателями, такими как пятилетний план или стратегический план.

Кроме того, может быть проведен стратегический анализ пробелов для оценки эффективности компании по сравнению с ее конкурентами. Этот тип анализа может помочь понять, как конкуренты более стратегически и эффективно используют свой персонал или капитал. Доступ к такой информации может создать проблемы, особенно если бывшие сотрудники связаны соглашениями о неразглашении, а компания сохраняет ограниченное публичное раскрытие своих процессов.

Анализ соответствия нормативным требованиям: обеспечение соблюдения внешних стандартов
Используя функции внутреннего аудита, анализ пробелов в соблюдении требований тщательно проверяет соблюдение компанией внешних правил, диктующих операционные стандарты. Например, компания может провести внутреннюю оценку своих процессов бухгалтерского учета и отчетности, прежде чем привлекать внешнего аудитора для проверки своей финансовой отчетности.

В отличие от более стратегического анализа пробелов, направленного на расширение рынка, анализ пробелов в соблюдении требований, как правило, носит предупредительный и оборонительный характер. Его основные цели включают соблюдение нормативных стандартов, предотвращение штрафов, выполнение обязательств по отчетности и обеспечение своевременного соблюдения внешних сроков.

Анализ разрыва рынка: оценка неудовлетворенных потребностей клиентов

Анализ разрыва рынка, также известный как анализ разрыва в продуктах, включает в себя оценку динамики рынка для выявления областей, в которых потребности потребителей не удовлетворяются должным образом. Признавая случаи, когда предложение продукции не соответствует потребительскому спросу, компании могут предпринять активные шаги для устранения этих рыночных пробелов. Этот анализ может проводиться внешними консультантами, имеющими специализированный опыт в тех сферах бизнеса, где компании не хватает опыта или присутствия.

Анализ набора навыков: оценка компетенций сотрудников

Вместо того, чтобы сосредотачиваться исключительно на финансовых показателях, компании могут предпочесть оценить человеческий компонент посредством анализа пробелов в навыках. Этот процесс направлен на выявление любых недостатков в знаниях и опыте нынешнего персонала. Анализ пробелов в навыках требует четкого определения целей компании с последующей оценкой того, насколько существующие сотрудники соответствуют этим целям. На основе анализа рекомендации могут включать обучение существующего персонала для приобретения новых навыков или привлечение внешних специалистов.

Этот тип анализа имеет особое значение для инновационных компаний, которые полагаются на определенный набор навыков для поддержания конкурентоспособности или лидерства в своей отрасли. Более того, анализ пробелов в навыках имеет решающее значение для малых предприятий, работающих с ограниченным персоналом, где людям часто требуются разнообразные, адаптируемые таланты, которые могут внести вклад в различные аспекты бизнеса.

Анализ пробелов в разработке продукта: оценка выравнивания рынка и внутренних ресурсов

Одновременно с созданием новых продуктов может проводиться анализ пробелов для тщательного изучения соответствия между функциональностью продукта и рыночным спросом, а также для выявления потенциальных недостатков. Эта форма анализа пробелов обычно связана с разработкой программных продуктов или элементов, требующих длительных циклов разработки, где рыночный спрос может колебаться в ходе процесса.

В ходе анализа пробелов в разработке продукта компания оценивает, какие аспекты продукта или услуги были успешно реализованы, отложены, намеренно опущены или все еще находятся в разработке. Интегрируя элементы различных типов анализа пробелов, компания может постоянно оценивать изменения в своем плане продукта и выяснять, обладает ли она внутренними ресурсами, необходимыми для устранения внутренних пробелов, имеющих решающее значение для завершения разработки продукта.

Проведение анализа пробелов

Некоторые системы анализа пробелов упрощают этапы до четырех процессов, тогда как другие более сложны и включают дополнительные этапы. Тем не менее, суть анализа пробелов остается неизменной: понимание вашего нынешнего состояния, определение желаемого пункта назначения и формулирование стратегии для достижения намеченного результата.

Сделка 1: Определите свою текущую ситуацию

Начальный этап анализа пробелов включает в себя точное определение текущего рабочего состояния вашей организации. Это влечет за собой изучение спектра предлагаемых продуктов или услуг, демографических характеристик обслуживаемых клиентов, географического охвата и льгот, предоставляемых сотрудникам. Этой оценке способствуют как количественные данные, такие как финансовые отчеты, необходимые для подачи заявок, так и качественные данные, такие как опросы или отзывы ключевых заинтересованных сторон.

Часто компания приступает к анализу пробелов, когда признает существующие проблемы. Например, если опросы отзывов клиентов выявляют неудовлетворительные результаты, компания стремится разобраться в первопричинах и принять корректирующие меры. Прежде чем представить себе будущие устремления, необходимо понять причины этих недостатков, определить, когда они возникают, и определить ключевые фигуры, способствующие управлению изменениями.

Сделка 2: Определите желаемое будущее состояние

Ключевой этап анализа пробелов заключается в определении предполагаемого предназначения компании. Этот этап требует тщательного рассмотрения, поскольку желаемая идентичность компании будет определять стратегические маневры, необходимые для достижения этих целей.

При анализе пробелов компании крайне важно установить конкретные, измеримые цели, чтобы обеспечить устойчивый успех. Например, в сценарии, упомянутом ранее, постановка цели просто «улучшения обслуживания клиентов» принесет ограниченную выгоду. Вместо этого компании следует определить более осязаемые показатели, такие как «достижение уровня удовлетворенности клиентов на уровне 90% в течение 12 месяцев».

Альтернативно, анализ практики конкурентов или других игроков отрасли может помочь в определении желаемого результата. Подражание успешным стратегиям, реализованным другими организациями, может дать ценную информацию об эффективных подходах.

Сделка 3: Анализ расхождений

После разграничения текущего и желаемого состояний фокус смещается на их согласование и выявление существенных различий. В нашей текущей иллюстрации этот этап показывает критические различия, такие как потенциальная нехватка кадров, недостаточная подготовка персонала или недостаточные технические возможности для ответа на запросы клиентов.

Сделка 4: Оценка мер по исправлению положения

Выявив свои недостатки, компания теперь приступает к разработке стратегии для достижения запланированного состояния. Иногда может существовать единственное решение, тогда как в других случаях анализ пробелов может потребовать нескольких одновременных модификаций, которые должны быть эффективно синхронизированы.

Чтобы определить эффективность решения, оно обычно должно поддаваться количественной оценке, что позволяет измерить изменения. Например, в нашем примере улучшения обслуживания клиентов такой простой показатель, как процент удовлетворенности клиентов, служит жизнеспособным показателем. Однако в случае таких выводов, как недостатки узнаваемости бренда, решения могут потребовать более инновационных и продуманных подходов, но они все равно должны быть поддающимися оценке.

Сделка 5: Выполнение изменений

После выбора оптимальных стратегий на шаге 4 компания приступает к их реализации. На этом этапе усилия направлены на устранение выявленных пробелов, выявленных в анализе. Внедряя выбранные решения, компания стремится улучшить отдельные области своей деятельности или исправить недостатки.

Этот процесс реализации обычно представляет собой структурированную серию процедур с определенной скоростью. В качестве неотъемлемой части анализа пробелов компания стремится к заранее определенному результату, что требует тщательного выполнения, чтобы предотвратить усугубление проблем, а не их решение. Например, в случае, когда сотрудники чувствуют себя перегруженными обширным обучением, инициатива по повышению их квалификации может непреднамеренно привести к снижению производительности или ухудшению морального духа.

Сделка 6: Мониторинг прогресса

В качестве крайне важного заключительного шага компания должна внимательно отслеживать любые изменения, возникающие в результате внедренных изменений. Иногда компания могла принимать именно правильные меры, приводя к желаемым результатам. Однако бывают случаи, когда разрыв мог быть больше, чем ожидалось, или компания могла неадекватно оценить свое текущее положение.

Анализ пробелов часто превращается в циклический процесс, в ходе которого после реализации компания переоценивает свое текущее положение и оценивает его соответствие предполагаемому будущему состоянию. Такая постоянная оценка позволяет компании совершенствовать стратегии, устранять любые сохраняющиеся несоответствия и постоянно стремиться к совершенствованию.

Инструменты для проведения анализа пробелов

Компании имеют доступ к ряду инструментов, помогающих в процессе анализа пробелов. Следующие инструменты предназначены для конкретных аспектов анализа пробелов и предлагают индивидуальную поддержку различных функций.

Диаграмма рыбьей кости

Диаграмма «рыбий кости», также известная как причинно-следственная диаграмма или диаграмма Исикавы, служит ценным инструментом для выявления потенциальных причин проблем и развития инновационного мышления при устранении бизнес-ограничений.

Чтобы создать диаграмму «рыбий скелет», рассматриваемая проблема сначала помещается в центр диаграммы. Затем определяются основные категории и записываются в ответвлениях, исходящих от центральной проблемы. Впоследствии к этим основным категориям добавляются дополнительные ветви, определяющие основные причины проблем в каждой категории. В конечном счете, диаграмма «рыбий кости» призвана разбить сложную проблему на управляемые аспекты, способствуя структурированному подходу к ее решению.

Анализ SWOT

SWOT-анализ, один из наиболее широко признанных инструментов анализа, оценивает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы компании. При использовании в качестве инструмента анализа пробелов он позволяет компании тщательно изучать как внутренние, так и внешние факторы, которые можно либо улучшить, либо использовать для поддержания конкурентного преимущества.

При SWOT-анализе компания проводит внутреннюю оценку своих сильных и слабых сторон. В ходе анализа недостатков компания может решить перераспределить ресурсы за счет своих сильных сторон, особенно если она считает, что уже имеет сильную позицию на рынке. И наоборот, он может сосредоточиться на выявлении слабых мест и оценке того, насколько сильно он отстает от внешних аналогов. В некоторых случаях компании могут решить, что определенные недостатки непреодолимы из-за барьеров для входа, существенных требований к капиталу или изменения потребительских предпочтений.

Другой аспект SWOT-анализа касается внешних факторов, которые обычно находятся вне контроля компании. Они охватывают возможности и угрозы, которые могут повлиять на способность компании устранить выявленные пробелы. Например, обрисовывая планы по захвату большей доли рынка за счет выпуска нового продукта, компания может столкнуться с угрозой увеличения затрат на единицу продукции из-за государственных тарифов, что усложнит ликвидацию выявленного разрыва.

PEST-анализ

PEST-анализ включает оценку внешних факторов и их потенциального влияния на прибыльность компании. PEST представляет политические, экономические, социальные и технологические аспекты. Расширенная версия, известная как анализ PESTLE, также включает юридические и экологические соображения.

В контексте анализа пробелов PEST-анализ оказывается ценным, поскольку он проливает свет на внешние факторы, которые могут способствовать, усугублять или смягчать существующие пробелы внутри компании. Например, изменения в государственном законодательстве могут значительно увеличить затраты на экспорт продукции компании, что потенциально может привести к образованию пробела, если не принять надлежащие меры. Таким образом, PEST-анализ позволяет компаниям предвидеть и эффективно реагировать на внешние силы, которые могут повлиять на их деятельность и производительность.

Модель Надлера-Тушмана

Модель Надлера-Тушмана служит целевой основой для выявления проблем, понимания потенциальных проблем с низкой производительностью внутри компании и разработки стратегий по устранению таких недостатков. По своей сути эта модель вращается вокруг идеи, что различные элементы внутри компании должны быть гармонизированы и взаимосвязаны для достижения оптимального успеха.

Модель состоит из отдельных компонентов, охватывающих культуру, рабочие процессы, организационную структуру и человеческие ресурсы. Эти четыре фундаментальных столпа получают входные данные, такие как стратегия компании, и выходные данные, такие как показатели эффективности. Конечная цель состоит в том, чтобы оценить взаимодействие и согласованность между этими компонентами, чтобы убедиться, насколько эффективно они работают согласованно.

Преимущества анализа пробелов

Благодаря своей универсальности применения анализ пробелов предлагает целый ряд преимуществ. Хотя каждое преимущество, изложенное ниже, может соответствовать определенному типу анализа пробелов, компании, участвующие в этом процессе, обычно могут рассчитывать на следующее:

Повышение удовлетворенности сотрудников и клиентов

Вместо того, чтобы просто реагировать на проблемы сотрудников или клиентов, компании, проводящие анализ пробелов, могут активно решать потенциальные проблемы, прежде чем они создадут напряжение в отношениях или побудят людей искать альтернативы.

Повышение операционной эффективности

Благодаря всестороннему пониманию областей, в которых деятельность может быть неоптимальной, компании могут внедрять изменения для улучшения повседневного функционирования.

Снижение риска в долгосрочных инициативах

Выявляя потребности в ресурсах и потенциальные недостатки, компании могут предвидеть и устранять пробелы, что позволяет им превентивно решать проблемы до того, как они материализуются, тем самым сводя к минимуму риски, связанные с долгосрочными усилиями.

Повышенная прибыльность

Компании, которые проводят анализ пробелов и активно выявляют недостатки, могут оптимизировать расходы, поддерживать легкодоступные ресурсы и работать более эффективно, тем самым повышая прибыльность.

Оптимизированные производственные процессы

Выявление и устранение пробелов в производственном процессе приводит к более бесперебойной производственной деятельности, улучшению логистики доставки, своевременной доступности сырья в определенных местах и ​​предотвращению узких мест, вызванных любыми недостатками в процессе.

Расширенная доля рынка

Используя преимущества повышения прибыльности и оптимизации производственных процессов, компании могут укрепить свое присутствие на рынке за счет увеличения продаж, доходов, клиентской базы и, в конечном итоге, доли рынка.

Определение того, когда следует использовать анализ пробелов

Компании должны последовательно оценивать свои продуктовые предложения, клиентскую базу, рыночный спрос и операционную эффективность. Тем не менее, конкретные обстоятельства могут потребовать более структурированного подхода к анализу пробелов. К таким случаям относятся:

Стратегическое планирование

Независимо от того, составляете ли вы долгосрочные бюджеты, рассматриваете корпоративную реструктуризацию или оцениваете потенциальные приобретения, анализ пробелов оказывается неоценимым при принятии стратегических решений. Это гарантирует правильное распределение ресурсов для обеспечения устойчивого успеха с течением времени. Например, расширение в новый географический регион может повлечь за собой политические, географические, валютные и культурные риски. Проведение анализа пробелов позволяет компании оценить серьезность этих рисков и определить необходимые дополнительные ресурсы, если таковые имеются, необходимые для эффективного решения каждой области.

На протяжении всего управления проектом

По мере того, как компания проходит различные этапы проекта, от инициации до завершения, она может регулярно оценивать, обладает ли проект адекватными ресурсами, опытом, навыками и информацией для обеспечения успешного завершения. В частности, для продуктов, проходящих многолетние циклы разработки, где могут меняться внешние условия, компаниям рекомендуется провести анализ пробелов, чтобы снизить риски и обеспечить успех проекта.

Внешний маркетинг и коммуникации

Хотя анализ пробелов в первую очередь приносит пользу внутренним заинтересованным сторонам, он также может служить ценным инструментом для информирования о планах внешних инвесторов. Например, частные компании могут выявить области недостатков и разработать внутренние стратегии для их устранения. Впоследствии эти планы могут быть переданы внешним сторонам в рамках запросов на капитальные вложения или раундов начального финансирования. Демонстрируя открытость, прозрачность и стратегическое планирование в отношении своих недостатков, компании могут обнаружить, что внешние стороны более склонны к партнерству и инвестированию в их рост.

Стремление понять пробелы в производительности

Помимо своих стратегических преимуществ, анализ пробелов может выявить оперативные области, в которых можно улучшить краткосрочные повседневные функции. Хотя это приложение может быть более реактивным, компании могут предпочесть заранее получать информацию об областях деятельности. Например, если конкретный центр затрат значительно превышает свой бюджет, компания может захотеть лучше понять ситуацию и определить необходимые шаги для улучшения успеха.

Анализ пробелов в финансовом менеджменте и управлении активами

Гэп-анализ служит методом управления активами и обязательствами, используемым для оценки процентного риска (IRR) или риска ликвидности, исключая при этом кредитный риск. Он представляет простой подход к измерению внутренней нормы доходности, иллюстрирующий разницу между активами, чувствительными к ставке, и обязательствами, чувствительными к ставке, в течение определенного периода времени. Этот аналитический метод оказывается эффективным, когда активы и обязательства состоят из фиксированных денежных потоков. Однако заметным ограничением анализа разрывов является его неспособность учитывать варианты из-за неопределенного характера их денежных потоков.

Рассмотрим сценарий, в котором компания намеревается инвестировать, сохраняя при этом достаточный капитал для устранения потенциальных непредвиденных обстоятельств. Изучая денежные потоки, выявляя риски и оценивая потенциальный дефицит денежных потоков, компания может разработать стратегию эффективного управления своими ресурсами. Это становится особенно актуальным в контексте долгосрочных предприятий, инициатив с высоким уровнем риска или проектов, подверженных макроэкономическим или внешним воздействиям.

Зачем проводить анализ пробелов?

Анализ пробелов проводится, чтобы понять, где компания может отставать от своих целей или задач. Это форма анализа, позволяющая оценить, что потребуется компании, чтобы перейти от нынешнего положения к состоянию своей будущей мечты.

Иллюстрация анализа пробелов

В течение длительного периода GameStop Corp. сохраняла свои позиции конкурента в секторе видеоигр. У посетителей была возможность посетить обычные магазины, чтобы обменять видеоигры из своей текущей коллекции или купить игры, консоли и товары, связанные с играми.

Руководство компании раскрыло ограниченную информацию относительно своих аналитических процессов и стратегических маневров. Тем не менее, в июле 2022 года GameStop представила свою торговую площадку невзаимозаменяемых токенов (NFT), позволяющую геймерам, создателям, коллекционерам и членам сообщества участвовать в покупке и продаже NFT. Ожидается, что это бизнес-предприятие, первоначально ориентированное на произведения искусства, диверсифицируется и за счет приложений, связанных с играми.

Делая этот стратегический шаг, GameStop, возможно, провел анализ пробелов, который мог включать:

1. Оценил свое текущее положение на рынке, признав влияние цифровой трансформации на различные отрасли. Признавая, что ее традиционная модель продаж в магазинах может оказаться неустойчивой в долгосрочной перспективе, особенно с учетом растущего доминирования цифровой коммерции (хотя компания сохраняет присутствие в Интернете).

2. Изложил желаемую будущую позицию. Возможно, она определила цель сохранить свою лидирующую роль в индустрии распространения видеоигр. Вероятно, это подразумевало понимание того, что цифровые игры, включая появление NFT в играх, могут существенно разрушить рынок.

3. Сформулировали стратегическую дорожную карту. Вероятно, это включало запуск рынка NFT наряду с другими нераскрытыми стратегическими инициативами.

4. Выполнил план. Наряду с введением торговой площадки NFT GameStop объявил о партнерских отношениях с организациями, основанными на Ethereum Layer 2, и нанял профессионалов, имеющих опыт работы с цифровыми активами и технологией блокчейна.

Разновидности анализа пробелов

Анализ пробелов может быть выполнен в различных бизнес-ситуациях. Чаще всего анализ пробелов носит стратегический характер, чтобы лучше понять позиционирование на рынке, успех продукта, потребности в рабочей силе или долгосрочное финансовое положение. Анализ пробелов также можно использовать для анализа дополнительных операционных аспектов, таких как краткосрочный дефицит бюджета или текущая удовлетворенность сотрудников.

Различия между анализом пробелов и SWOT-анализом

SWOT-анализ, часто интегрированный в анализ пробелов, включает оценку сильных и слабых сторон компании. Впоследствии компания оценивает, соответствуют ли эти внутренние факторы ее желаемым целям. С другой стороны, анализ пробелов служит стратегией для устранения и изменения выявленных сильных и слабых сторон. Более того, возможности и угрозы, выявленные в ходе SWOT-анализа, представляют собой потенциальные риски, с которыми может столкнуться разработанный план анализа пробелов в ходе реализации.

Сравнение статического и динамического анализа пробелов

Эти термины обычно относятся к оценке эффективности и рисков банков или финансовых учреждений. Статический анализ разрывов оценивает восприимчивость фирмы к колебаниям процентных ставок, тогда как динамический анализ разрывов исследует несоответствие между ее активами и обязательствами.