Что такое время выполнения в управлении проектами? Как использовать

Понимание времени выполнения

Время выполнения относится к промежутку времени между началом процесса и его завершением. Этот термин широко применяется в различных отраслях, особенно в закупках, управлении цепочками поставок, закупках и доставке. Компании стремятся минимизировать время выполнения, поскольку более короткие сроки часто приводят к более эффективным процессам, более высокому доходу и повышению производительности. Регулярная оценка времени выполнения позволяет компаниям выявлять передовые практики и вносить необходимые коррективы.

Что такое время запаздывания?

Время запаздывания представляет собой период между началом проекта и фактическим началом работы. Оно измеряет, на сколько времени проект «отстает» от графика. Различные факторы, такие как нехватка ресурсов, задержки утверждения, системные сбои или неадекватное планирование, могут способствовать времени запаздывания.

Время выполнения и время запаздывания

Время выполнения и запаздывания имеют решающее значение в управлении проектами для создания буферных периодов между задачами, помогая управлять рисками и снижать их. Задержки часто встречаются в проектах из-за зависимости от других факторов. Время выполнения отслеживает общую сэкономленную продолжительность, в то время как время запаздывания подчеркивает периоды ожидания во время пауз в процессе. В управлении проектами время выполнения измеряет время, необходимое для завершения проекта, тогда как время задержки указывает на время, потерянное из-за задержек.

Определение времени цикла

Время цикла отличается от времени выполнения, поскольку оно отслеживает продолжительность, потраченную на определенную, часто приоритетную задачу. Время цикла начинается, когда задача помечается как «в процессе», и продолжается до тех пор, пока задача не будет завершена.

Время выполнения и время цикла

Время выполнения и время цикла являются ценными метриками в управлении проектами для отслеживания прогресса и оценки времени, потраченного на различные этапы. Время цикла является подмножеством времени выполнения, фокусируясь на продолжительности, когда члены команды активно работают над задачей, в то время как время выполнения измеряет весь процесс от начала до конца.

Примеры времени выполнения в управлении проектами

Понимание времени выполнения для различных процессов позволяет менеджерам оценить производительность своих текущих систем и определить области для потенциальной оптимизации. Время выполнения может показать не только эффективность, но и адаптивность определенных процессов. Как правило, более короткие сроки выполнения предполагают, что бизнес-операции являются гибкими и могут решать проблемы быстрее, чем те, у которых более длительные сроки выполнения.

Делегирование

Менеджеры проектов могут достигать поставленных целей, эффективно распределяя задачи между членами команды посредством делегирования. В этом контексте время выполнения относится к периоду, необходимому для определения нужных людей для каждой задачи, распределения обязанностей и предоставления четких инструкций относительно объема работы.

Выполнение проекта

После того, как план составлен и задачи назначены членам команды, фокус смещается на выполнение проекта. Время выполнения здесь относится к срокам, изложенным в плане, включая крайние сроки, вехи и результаты, все в реалистичных временных рамках для завершения проекта.

Окончательные утверждения

На этапе окончательного обзора время выполнения начинается после завершения работы над проектом. Зачастую результаты должны пройти несколько уровней утверждения, прежде чем попадут на этапы отслеживания и внедрения, при этом для каждого этапа предусмотрено свое время выполнения.

Как время выполнения функционирует в управлении проектами

В управлении проектами время выполнения относится к наложению, когда одна задача начинается, пока другая завершается. Обычно применяемое в рабочих процессах доски Канбан, время выполнения может также указывать на зависимости, когда завершение одной задачи необходимо до начала другой. Использование стратегий времени выполнения позволяет менеджерам наметить временную шкалу проекта, эффективно организуя задачи и действия, чтобы гарантировать соблюдение сроков и бюджетов.

4 стратегии для улучшения времени выполнения заказа

Улучшение времени выполнения заказа может привести к более эффективным процессам и лучшим результатам для вашей команды. Вот четыре эффективные стратегии, которые помогут вам сократить время выполнения заказа и повысить производительность:

1. Улучшение коммуникации

Улучшение времени выполнения заказа начинается с улучшения коммуникации. Разработайте четкий план коммуникации, который определяет, кто с кем должен взаимодействовать, лучшие методы поддержания связи и регулярные точки проверки. Это гарантирует, что все находятся на одной волне, уменьшая недопонимание и оптимизируя процессы. Эффективная коммуникация помогает оперативно решать проблемы и поддерживать бесперебойную работу на протяжении всего проекта.

2. Определите оптимальный рабочий процесс

Поиск наиболее эффективного рабочего процесса включает оценку и реализацию наилучшего подхода для вашего проекта или команды. Эффективный рабочий процесс должен быть легко понятным и доступным для всех членов команды. Будь то простая доска Канбан или специализированное программное обеспечение, цель состоит в том, чтобы создать визуальное представление, которое поможет всем быстро понять и следовать процессу. Эта ясность может значительно улучшить управление и выполнение задач.

3. Составьте карту процессов

Составление карты процессов может помочь выявить потенциальные проблемы или задержки до того, как они станут серьезными проблемами. Тщательно описав каждый шаг и распознав возможные проблемы, менеджеры проектов могут принимать обоснованные решения и решать проблемы заблаговременно. Такое тщательное планирование помогает совершенствовать рабочие процессы и минимизировать сбои.

4. Используйте автоматизацию

Автоматизация повторяющихся задач может значительно сократить время выполнения за счет ускорения различных этапов процесса. Изучите возможности автоматизации на каждом этапе вашего проекта для повышения эффективности. Автоматизация позволяет членам команды сосредоточиться на более сложных задачах, сокращая ручные усилия и ускоряя общее завершение проекта.

Внедрение этих стратегий может привести к более оптимизированным процессам и сокращению времени выполнения, что в конечном итоге принесет пользу производительности вашей команды и результатам проекта.

Как рассчитать время выполнения в управлении проектами: Руководство из 3 шагов

В управлении проектами точные расчеты времени выполнения имеют решающее значение для эффективного планирования. Время выполнения измеряет перекрытие, когда одна задача начинается, а другая все еще выполняется. Правильный расчет времени выполнения позволяет менеджерам проектов оптимально упорядочивать действия, оптимизировать использование ресурсов, минимизировать задержки и соблюдать сроки. Формула расчета времени выполнения проста:

Шаг 1: Подготовка производства

Начните с расчета общего времени, необходимого для всех предварительных действий. Сюда входят такие задачи, как выбор членов команды, распределение ролей и предоставление необходимых инструкций. Время подготовки производства охватывает фазу настройки, гарантируя, что все основные элементы будут на месте до начала основной работы.

Шаг 2: Производство

Далее определите время, необходимое для выполнения фактических задач проекта. Этот шаг охватывает продолжительность, необходимую для работы над проектом, включая достижение контрольных точек и соблюдение сроков. Фаза производства может значительно различаться по продолжительности в зависимости от сложности и размера вовлеченных задач.

Шаг 3: Завершение

Наконец, рассчитайте время, необходимое для завершения и предоставления результатов проекта. Это включает время между завершением работы и ее реализацией или выполнением. Фаза завершения гарантирует, что все результаты проверены, одобрены и готовы к развертыванию или окончательному использованию.

Выполняя эти шаги, менеджеры проектов могут точно оценить сроки выполнения, что позволяет им лучше планировать и выполнять свои проекты.