Что такое план управления проектом? Как написать эффективный план проекта за 5 простых шагов

Что такое план управления проектом?

План управления проектом включает в себя документы, в которых подробно описываются методы, сроки и планы действий на случай непредвиденных обстоятельств для выполнения проекта. В нем представлен обзор ценностного предложения проекта, этапов его выполнения, ресурсов, протоколов связи, рисков, заинтересованных сторон (и их обязанностей) и результатов. План включает в себя резюме, диаграммы Ганта, диаграммы команд, оценки рисков и подпланы по коммуникации и управлению ресурсами.

Какова цель плана управления проектом?

План управления проектом действует как руководство или дорожная карта для успешного завершения проекта. Он объединяет таланты, поддержку, рабочую силу, ресурсы, управление рисками и эффективные коммуникационные стратегии вокруг проекта. План гарантирует, что каждый понимает свою роль, поставленные задачи и сроки, что позволяет обеспечить своевременное и качественное завершение проекта.

Варианты использования плана управления проектом включают в себя:

• Управление рисками: План помогает выявить и снизить потенциальные риски, которые могут возникнуть во время реализации проекта.
• Вовлеченность: План гарантирует, что все заинтересованные стороны заинтересованы и готовы внести продуктивный вклад.
• Экспертиза: Помогает обеспечить наличие достаточного количества квалифицированных специалистов для выполнения проектной деятельности.
• Коммуникация и сотрудничество: Он устанавливает четкие инструменты коммуникации, графики, предпочтения и протоколы, чтобы избежать проблем со связью.
• Основные этапы: В плане изложены ключевые этапы, необходимые для успешного завершения проекта, обеспечения готовности команды и предотвращения расползания масштабов.
• Управление ресурсами: Оценивает необходимые ресурсы, такие как средства и материалы, и обеспечивает их доступность для предотвращения задержек проекта.

Каковы 5 компонентов плана управления проектом?

План управления проектом должен включать в себя краткое изложение, график (или диаграмму Ганта), подплан управления ресурсами, оценку рисков, подплан коммуникаций и диаграмму команды. Вот обзор каждого компонента:

• Временная шкала или диаграмма Ганта: Иллюстрирует даты начала и окончания проекта, а также даты начала и окончания этапов. Это также указывает на любые зависимые и независимые действия.
• Резюме: Содержит обзор ценностного предложения проекта, проблемы, которую он решает, разбивку бюджета, основные этапы и результаты.
• Оценка рисков: Выявляет потенциальные препятствия, которые могут негативно повлиять на завершение проекта или его качество. В нем описываются триггеры этих рисков и предлагаются стратегии их смягчения или предотвращения.
• Схема команды: Список всех лиц, участвующих в проекте, их роли и предпочтения в общении.
• Подплан коммуникации: Описывает инструменты коммуникации, активы, графики, протоколы и предпочтения членов команды для поддержания хода проекта и его согласованности.
• Подплан управления ресурсами: Определяет необходимые ресурсы, такие как материалы, инструменты и финансирование. Он также определяет потребности в ресурсах для каждого этапа, обеспечивает их доступность и устанавливает механизмы отслеживания во время выполнения проекта.

Прежде чем составлять план

Уделите время на подготовку, оценив риски неудачи, определив основные этапы, выбрав ключевых членов команды, выбрав подходящие инструменты и определив конечного бенефициара проекта. Каждый шаг имеет решающее значение для эффективного управления проектом:

Оценка риска

Поймите последствия неудачи проекта, чтобы мотивировать свою команду и подчеркнуть ценность проекта.

Идентификация вех

Определите этапы проекта, чтобы распределить обязанности и выбрать членов команды с необходимым опытом.

Выбор талантов

Привлекайте членов команды, которые будут выполнять план на ранних этапах, чтобы использовать свой опыт и улучшить планирование.

Выбор инструмента

Используйте инструменты графического дизайна и программное обеспечение для управления проектами, такое как Canva, monday.com или Wrike, для эффективной визуализации данных проекта и управления ими.

Идентификация бенефициара

Поймите потребности и ожидания конечного пользователя или бенефициара, чтобы согласовать результаты проекта с их требованиями.

Как написать эффективный план проекта за 5 простых шагов?

Чтобы создать план управления проектом, начните с описания масштаба, графика и бюджета проекта. Затем подготовьте краткое описание, включающее график проекта, оценку рисков, диаграмму заинтересованных сторон, план коммуникации и план управления ресурсами. Наконец, уточните план с учетом вклада заинтересованных сторон, чтобы обеспечить согласованность и получить поддержку.

Установите базовые показатели проекта

Определите объем проекта, график и бюджет, чтобы обеспечить базовый обзор. Ответьте на ключевые вопросы, такие как:

• Каковы результаты проекта и их приоритет?
• Какие этапы имеют решающее значение для завершения проекта?
• Каковы границы объема?
• Когда наступает дата начала и окончания проекта?
• Каков бюджет с учетом рентабельности клиентских проектов?

2. Создайте резюме

Резюме должно отражать определение проекта, ценностное предложение, включая аспекты решения проблем, основные этапы, ограничения объема, последствия изменений, цели и финансовое состояние. Используйте исходную информацию, полученную на первом этапе, для составления резюме.

При представлении проекта заинтересованным сторонам крайне важно, чтобы ваше резюме было визуально привлекательным и кратким. Разбейте контент на столбцы и визуальные эффекты, чтобы облегчить быстрое чтение. Canva предлагает отличные шаблоны для создания визуально привлекательных и кратких резюме. Вы можете персонализировать шаблон в соответствии с вашим брендом, добавить свой контент, а затем загрузить сводку или поделиться ею в виде ссылки.

Чтобы начать, зарегистрируйте бесплатную учетную запись Canva. Используйте поле поиска с надписью «Что вы будете проектировать?» , чтобы найти шаблон «резюме» и выбрать его. Настройте шаблон, используя цвета, текст и изображения вашего бренда, используя инструменты слева. Добавьте дополнительные страницы, щелкнув знак плюса в правом верхнем углу шаблона. Продолжайте добавлять и настраивать текст и визуальные элементы, чтобы завершить сводку.

3. Разработайте график вашего проекта

Создавать временную шкалу проекта лучше всего с помощью диаграммы Ганта, которая визуально представляет запланированные даты начала и завершения различных мероприятий проекта. Эти действия обычно представляют собой более мелкие задачи или этапы проекта. Диаграммы Ганта полезны для определения объема проекта и предотвращения его расползания. Они удобны и эффективны для визуализации вашей временной шкалы.

Очень важно определить зависимости на диаграмме Ганта, которые возникают, когда одно действие должно быть завершено, прежде чем можно будет начать другое. Например, создание прототипа является обязательным условием для проведения анализа фокус-группы. Выделение этих зависимостей с помощью цветового кодирования или стрелок может помочь вам эффективно ими управлять.

Хотя Canva предлагает шаблоны диаграмм Ганта, существуют специальные программные платформы, специализирующиеся на создании диаграмм Ганта. Эти инструменты не только помогают в построении диаграммы, но также помогают отслеживать прогресс и управлять зависимостями во время реализации проекта. Если бюджетные ограничения не позволяют использовать специализированное программное обеспечение, вы можете создать диаграмму Ганта с помощью Excel или Google Sheets.

4. Определите обязанности заинтересованных сторон

После того, как вы определите действия проекта на временной шкале, важно распределить обязанности по каждому виду деятельности. План вашего проекта служит руководством для всех заинтересованных сторон, поэтому четкое определение ролей имеет решающее значение. Используйте интуитивно понятную диаграмму, чтобы записать, кто несет ответственность за каждое действие. Создайте диаграмму команды проекта, в которой будут указаны лица, участвующие в проекте, и их соответствующие обязанности. Кроме того, включите информацию о том, перед кем подотчетен каждый человек, и его контактные данные для беспрепятственного сотрудничества.

Canva предоставляет шаблоны для организационных или командных диаграмм, которые можно настроить в соответствии с потребностями вашего проекта. Выполните поиск по запросу «организационная структура» в своей учетной записи Canva, чтобы найти подходящие шаблоны. Выберите диаграмму, соответствующую требованиям вашего проекта и бренда, а затем используйте инструменты дизайна, чтобы персонализировать ее, добавив фотографии членов команды, цвета и обновленный текст. Это гарантирует, что заинтересованные стороны будут иметь необходимую информацию для эффективного сотрудничества на протяжении всего проекта.

5. Проведите оценку рисков

Начните оценку рисков с выявления потенциальных препятствий, которые могут помешать вашей команде завершить проект вовремя и с желаемым качеством. Разработайте план для каждого риска, в котором описываются триггеры, меры предотвращения и стратегии смягчения. Назначьте заинтересованные стороны для управления триггерами риска, предотвращения и смягчения последствий. Некоторые команды используют SWOT-анализ для выявления сильных и слабых сторон, возможностей и угроз на этом этапе.

Для анализа каждого риска рассмотрите следующие вопросы:

• Какие события могут негативно повлиять на проект?
• Когда риск наиболее вероятен в течение срока реализации проекта?
• Насколько вероятно возникновение риска?
• Какие триггеры могут привести к этому риску?
• Какие шаги можно предпринять, чтобы снизить вероятность возникновения этого риска? Как мы можем избежать этих триггеров?
• Каковы будут последствия, если риск возникнет?
• Как мы можем минимизировать негативное воздействие, если риск все же возникнет?
• Кто лучше всего подходит для управления триггерами, предотвращения и смягчения последствий каждого риска?

Создание плана управления проектом имеет важное значение для обеспечения успешного выполнения и завершения проекта. Без плана вы рискуете задержать проект, превысить бюджет, не реализовать ценностное предложение проекта и разочаровать конечного пользователя. С другой стороны, с хорошо продуманным планом вы можете обеспечить поддержку заинтересованных сторон, обеспечить доступность ресурсов, соблюдать бюджет, предоставить высококачественный конечный продукт и удовлетворить конечного пользователя. Мы надеемся, что это руководство поможет вам достичь этих результатов в вашем проекте.