Что такое диаграмма RACI и как создать и использовать диаграмму RACI в слиянии?

Диаграмма RACI, широко используемая менеджерами проектов по всему миру и также известная как матрица RACI, служит для разграничения ролей и обязанностей сотрудников для каждой задачи, этапа и решения в рамках проекта. Его цель — способствовать прозрачному общению и бесперебойному рабочему процессу между сегментами команды. Используя диаграммы RACI, команды могут избежать разочарований, вызванных изменениями на позднем этапе, вызванными упущением из виду вклада ключевых лиц, принимающих решения.

Что такое диаграмма RACI?

Диаграмма RACI, известная как матрица RACI, представляет собой форму матрицы распределения ответственности (RAM), используемую в управлении проектами. По сути, это простая электронная таблица или таблица, в которой указаны все участники проекта и соответствующие уровни их участия в различных задачах, классифицированные буквами R, A, C или I. После определения этих ролей задачи можно распределить соответствующим образом, что позволяет начать работу.

Обозначения R, A, C, I означают:

• Ответственный
• Подотчетный
• Консультировался
• Информированный

Каждое обозначение означает следующее:

Ответственный

Обозначение «Ответственный» указывает на то, что задача напрямую возложена на отдельного человека или определенную группу. Этот человек или группа несет ответственность за выполнение задачи или получение результата. За каждой задачей должна быть хотя бы одна ответственная сторона, и за задачу может быть назначено несколько человек.

Обычно ответственными являются члены команды проекта, часто разработчики или другие авторы, участвующие в проекте.

Подотчетный

В рамках RACI ответственное лицо контролирует делегирование и проверку задач проекта. Их роль заключается в обеспечении того, чтобы ответственное лицо или команда понимали ожидания проекта и выполняли работу пунктуально. За каждую задачу должен отвечать один человек и не более.

Ответственными лицами обычно являются члены проектной команды, часто занимающие руководящие или управленческие должности.

Консультировался

Консультируемые лица вносят свой вклад и отзывы относительно задач проекта, проявляя личную заинтересованность в результатах проекта, которые потенциально могут повлиять на их нынешнюю или будущую работу.

Менеджеры проектов и команды должны привлечь этих заинтересованных сторон, прежде чем приступить к выполнению задачи, чтобы получить представление об их требованиях. Кроме того, консультации должны проводиться периодически во время выполнения задания и после его завершения, чтобы получить обратную связь о результатах.

Хотя не каждая задача или этап требуют консультаций, менеджеры проектов должны учитывать все соответствующие заинтересованные стороны при построении диаграммы RACI, включая соответствующее количество консультируемых сторон. Однако важно ограничить это необходимыми входными данными, чтобы предотвратить перегрузку процесса. Например, обычно рекомендуется привлекать по одному консультируемому лицу на каждую затронутую команду, обеспечивая оптимальный баланс вкладов.

Консультируемые стороны могут включать членов команды проекта, не участвующих непосредственно в конкретной задаче, но на чью работу может повлиять ее результат. Они также могут охватывать коллег, не входящих в проектную группу, даже из разных отделов, на работу которых могут влиять результаты проекта.

Информированный

Те, кто информирован, должны быть в курсе хода проекта, не будучи обремененными консультациями или перегруженными спецификой задач. Им крайне важно быть в курсе событий, поскольку они могут повлиять на их работу, хотя они не обладают полномочиями принимать решения в рамках этого процесса.

Информированные люди обычно находятся за пределами проектной команды и часто работают в разных отделах. В их число могут входить руководители или директора затронутых групп, а также высшее руководство внутри организации.

Когда уместно использовать матрицу RACI?

Структура диаграммы RACI оказывается полезной практически для любого проекта, хотя ее полезность может различаться в зависимости от команды.

Например, при написании этой статьи я признаю свою роль ответственного лица, которому поручено писать. Мой редактор берет на себя ответственность за назначение и проверку задач, потенциально консультируя и информируя других, например, главного редактора и специалиста по SEO.

Однако этот проект остается относительно простым и включает лишь несколько шагов и заинтересованных сторон. Формальная диаграмма RACI оказывается неоценимой для сложных и длительных проектов, охватывающих множество заинтересованных сторон, задач и этапов, особенно если задачи пересекаются.

Рассмотрим редизайн веб-сайта компании, требующий одновременной работы групп дизайна, копирования и разработки. Каждая задача влияет на такие отделы, как продажи, маркетинг, финансы и развитие бизнеса. Структурные изменения, сроки и значительные расходы требуют участия и одобрения со стороны высшего руководства.

В сложных проектах такого рода важные нужды и требования могут быть легко упущены из виду. Следовательно, менеджер проекта обычно разрабатывает диаграмму RACI, чтобы минимизировать такие упущения, обеспечивая пристальное внимание к деталям и способствуя четкому общению на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Включение RACI в другие методологии управления проектами

Agile, особенно популярный среди технических работников, является широко распространенным подходом к управлению проектами. Хотя RACI можно применять в рамках гибкой структуры, мнения относительно его необходимости расходятся.

Более того, такие методологии, как Scrum и Scrumban, по своей сути предусматривают владение проектом (подотчетность) и способствуют последовательному общению между проектными командами и внешними заинтересованными сторонами. Следовательно, интеграция диаграммы RACI в такие методологии может показаться излишним и потенциально может привести к неправильному распределению времени менеджера проекта.

Тем не менее, систематическое общение и разъяснение ролей, как правило, приносят больше преимуществ, чем недостатков в разных проектах. Следовательно, некоторые менеджеры проектов SCRUM находят RACI полезным для разграничения ролей в отдельных проектах или во всем их общем процессе.

Пример диаграммы RACI

Чтобы составить диаграмму RACI, перечислите все задачи проекта по вертикали в левом столбце, а заинтересованные стороны — по горизонтали в верхнем ряду. Затем определите уровень участия каждой заинтересованной стороны в каждой задаче, назначив R, A, C или I.

В этом случае менеджер проекта несет ответственность за организацию запуска продукта и формулирование плана запуска.

Вице-президент по продукту берет на себя ответственность за эти обязанности, указывая на то, что он обладает высшей властью и правом собственности на них.

С веб-разработчиком консультируются относительно обновлений хода работы и реализации дизайна в рамках проекта, что означает, что их мнение запрашивается до принятия решения.

Команда разработчиков информируется о ходе выполнения задач, что указывает на то, что они находятся в курсе событий, но не участвуют непосредственно в процессах принятия решений.

Плюсы и минусы RACI

С точки зрения управления проектами такие аспекты, как улучшенная организация и улучшение коммуникации, обычно дают благоприятные результаты, что делает использование диаграммы RACI выгодным в большинстве сценариев. Однако командам следует помнить о первоначальных затратах времени, необходимых для создания диаграммы RACI, и о потенциальной негибкости назначенных ролей.

Плюсы

• Обеспечивает четкое и прозрачное общение между всеми заинтересованными сторонами.
• Предотвращает перегрузку членов команды чрезмерными задачами или ненужной информацией.
• Снижает риск того, что слишком много людей вносят свой вклад в решение одной задачи.
• Помогает заинтересованным сторонам предвидеть будущее влияние проекта на их работу.

Минусы

• Создание диаграммы может быть ненужным для относительно простых проектов, отнимающих драгоценное время.
• Предопределенные роли могут неточно отражать полное участие члена команды в проекте.

Потенциальные недостатки могут возникнуть, если в команде возникают общие ошибки, такие как:

• Путаница среди заинтересованных сторон относительно различий между различными обозначениями ролей, особенно «Ответственный» и «Подотчетный» и «Консультируемый» и «Информированный».
• Схема становится простой формальностью, если на нее не ссылаются или не используют ее после утверждения, что превращает ее в бесполезную трату времени.

Альтернативы матрице RACI

Некоторые команды обнаруживают, что роли, определенные моделью RACI, не соответствуют их проектам. Ниже приведены менее известные альтернативы, в которых используется диаграмма с задачами и заинтересованными сторонами, аналогичная RACI, но используются другие термины для разъяснения ролей.

RASCI

В этом варианте RACI добавляется дополнительная буква «S» для обозначения «Поддерживающий», обозначающая людей, которые способствуют выполнению задач, поддерживая ответственные стороны.

CARS

Эта модель классифицирует заинтересованные стороны следующим образом:

• Общайтесь: Те консультировались и информировались.
• Утвердить: Лицо, принимающее решения.
• Ответственный: Исполнитель задания.
• Поддержка: Лица, поддерживающие ответственную сторону.

RAS

Эта модель, упрощенная по сравнению с CARS, включает роли «Ответственный», «Утверждение» и «Поддержка», исключая общение за пределами команды проекта, которое управляется отдельно.

DACI

Эта модель включает в себя роли, аналогичные RACI:

• Драйверы: Исполнители задач.
• Утверждающие: Лица, принимающие решения.
• Вкладчик: Люди консультировались по задачам.
• Информирован: Те, кто информируются о ходе проекта.

CLAM

В этой модели заинтересованным сторонам назначаются следующие действия:

• Вклад: Те, кто консультировался и участвовал в выполнении задачи.
• Руководитель: Лица, делегирующие и управляющие задачами.
• Утвердить: Лица, принимающие решения.
• Наблюдатель: Те, кого держат в курсе хода проекта.

По сути, проекты часто влекут за собой сложность, путаницу и беспорядок. Следовательно, мы полагаемся на членов команды, обладающих необходимыми навыками управления проектами, которые помогут объединить различные компоненты и поддерживать организацию на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Диаграмма RACI служит ценным инструментом для менеджеров проектов в этом начинании. Перечисляя всех заинтересованных сторон и очерчивая их соответствующие роли в каждой задаче, диаграмма способствует четкому общению и гарантирует, что соответствующие лица будут информированы.