Что такое Asana? Объяснено Digimagg в 2024 году

Asana выделяется как инструмент управления проектами высшего уровня, предлагая разнообразные представления, настраиваемые для всех членов команды. Его бесплатная версия предлагает множество функций, включая неограниченное хранилище и обмен сообщениями. Благодаря гибким представлениям проектов, таким как канбан, календарь и обзоры рабочей нагрузки, Asana удовлетворяет различные предпочтения. Более того, это повышает эффективность за счет автоматизации процессов и интеграции, оптимизируя отслеживание хода проекта и связь, что приводит к более плавным переходам между этапами проекта.

Отличительные особенности Asana

Являясь лучшим программным обеспечением для управления проектами, Asana отличается множеством отличительных особенностей и функциональных возможностей. Его облачная природа обеспечивает беспрепятственный доступ к проектам из любого места, эффективно обслуживая удаленные команды.

Отличительной чертой Asana является разнообразие возможностей просмотра проектов, включая карточки в стиле Канбан, календарные перспективы и сводки рабочей нагрузки. Такая адаптивность позволяет командам адаптировать свои взгляды в соответствии с конкретными требованиями, способствуя расширению сотрудничества и вовлечению заинтересованных сторон.

Среди возможностей Asana следует отметить надежную систему управления задачами. Пользователи могут легко делегировать задачи, устанавливать сроки и создавать подзадачи, чтобы разбить проекты на более управляемые сегменты. Кроме того, платформа способствует прозрачному общению посредством комментариев к задачам, способствуя вовлечению всей команды и ясности.

Asana предоставляет бесплатную версию с такими функциями, как неограниченное хранилище и обмен сообщениями внутри платформы, что делает ее идеальным выбором для небольших команд. Между тем, для более крупных команд платные подписки Asana предлагают дополнительные функции, такие как настраиваемые поля для точного отслеживания проектов и зависимостей задач, обеспечивая тщательное распределение задач и контроль над проектом.

Плюсы

Asana обеспечивает плавную интеграцию со сторонними платформами, такими как Slack и Zapier, консолидируя общение и повышая производительность. Обмен сообщениями внутри приложения еще больше упрощает совместную работу за счет централизации обсуждений и функций управления задачами. Учитывая способность Asana назначать сроки и приоритеты проектов, объединение обсуждений в рамках платформы оказывается полезным для согласованности и эффективности.

Более того, Asana хорошо согласуется с принципами управления проектами Agile, предлагая специальный глоссарий терминов Agile, определенных в его рамках. Это делает его идеальным инструментом для гибкого и точного планирования спринтов и организации запуска продуктов.

Минусы

Ограничение в назначении задач: Asana позволяет назначать только одну задачу одному члену команды, что создает проблемы для совместных разделов проектов.

Уведомления по электронной почте: Asana имеет тенденцию отправлять многочисленные уведомления по электронной почте, что потенциально может перегрузить пользователей. Для решения этой проблемы необходимо надлежащее обучение настройке параметров уведомлений.

Структура ценообразования: Хотя бесплатный план Asana предлагает неограниченное количество учетных записей и три просмотра проектов, его платные планы включают различные функции и ценовые уровни. План «Стартовый» стоит 10,99 долларов США в месяц за пользователя (оплачивается ежегодно) и включает в себя дополнительную автоматизацию. План «Расширенный» по цене 24,99 долларов США в месяц за пользователя (с ежегодной оплатой) предлагает расширенные рабочие процессы и отчеты. Предприятия могут выбрать планы Enterprise самого высокого уровня с комплексными функциями, адаптированными к их потребностям, хотя и по более высокой цене.

Основные особенности Asana

Назначение ролей

Назначайте роли и обязанности членам команды, делегируйте задачи, устанавливайте сроки и создавайте подзадачи для повышения прозрачности и подотчетности.

Сроки

Визуализируйте сроки и зависимости проекта с помощью функции временной шкалы Asana, позволяющей легко корректировать даты и этапы, чтобы обеспечить соответствие проекта графикам.

Диаграммы Ганта

Используйте диаграммы Ганта, чтобы получить подробное и наглядное представление о сроках и зависимостях проекта. Определите критические пути, внесите коррективы в график и эффективно расставьте приоритеты задач.

Интеграция программного обеспечения

Легко интегрируйте Asana с различными программными инструментами, такими как Slack, Google Drive и Microsoft Teams, упрощая обмен файлами и общение внутри вашей команды.

Зависимости

Настройте зависимости задач, чтобы установить взаимосвязи между задачами, гарантируя, что некоторые задачи не могут быть выполнены до тех пор, пока не будут завершены другие, тем самым поддерживая ход проекта и согласованность задач.

Бюджетирование

Отслеживайте расходы проекта, устанавливайте бюджеты проектов и отслеживайте расходы в режиме реального времени с помощью функции бюджетирования Asana, обеспечивающей эффективное управление затратами и соблюдение финансовых ограничений.

Обзор цен на Асана

• Персональный план: Бесплатно для 15 пользователей.
• Начальный план: 10,99 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно) или 13,49 долларов
• США за пользователя в месяц (оплачивается ежемесячно).
• Расширенный план: 24,99 доллара США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно) или 30,49 доллара
• США за пользователя в месяц (оплачивается ежемесячно).

Кроме того, Asana предлагает два плана Enterprise, специально разработанные для более крупных организаций.

Персональный план Asana — Это бесплатный вариант, предназначенный для небольших команд и предлагающий стандартные функции для повышения производительности. Пользователи могут создавать неограниченное количество задач, проектов, сообщений и пользоваться неограниченным хранилищем файлов. Совместная работа поддерживается до 15 членами команды с доступом к различным представлениям проекта, таким как список, календарь и доска. Функции включают назначение проектов и сроков выполнения, а также доступ к кратким описаниям и обзорам проектов.

Кроме того, Asana предоставляет приложения для iOS и Android для обеспечения доступности мобильных устройств и плавную интеграцию с более чем 100 бесплатными инструментами, включая приложения для отслеживания времени и общения. Таким образом, личный план предлагает надежный набор функций, позволяющих небольшим командам поддерживать организованность и эффективность.

Стартовый план Asana расширяет возможности личного плана, предоставляя более полный набор инструментов для управления командными задачами и проектами. Помимо всех функций, доступных в Личном плане, пользователи получают доступ к нескольким дополнительным функциям, в частности, к возможности создавать сроки для проектов. Инструмент Workflow Builder позволяет пользователям автоматизировать повторяющиеся задачи, создавать собственные шаблоны, формы и правила для оптимизации рабочих процессов команды.

Более того, план Starter предлагает неограниченное количество панелей мониторинга, бесплатный гостевой доступ и возможности расширенного поиска. Пользователи могут создавать отчеты по неограниченному количеству проектов и настраиваемым полям, предоставляя ценную информацию о прогрессе команды для стратегических корректировок. Расширенные возможности управления задачами включают возможность создавать шаблоны задач, устанавливать дату и время начала, а также включать вехи в проекты.

Кроме того, пользователи получают преимущества от консоли администратора, позволяющей управлять пользователями команды и получать доступ к частным командам и проектам, обеспечивая больший контроль над данными и безопасностью. В целом, стартовый план Asana предоставляет обширный набор функций, позволяющих повысить эффективность и результативность команды при управлении сложными проектами.

План Advanced Asana расширяет возможности плана Starter, обслуживая более крупные организации и более сложные проекты. В дополнение ко всем функциям, доступным в плане «Стартовый», план «Продвинутый» содержит несколько улучшений. К ним относятся портфолио, предлагающее целостное представление о нескольких проектах и ​​целях для эффективного отслеживания прогресса в достижении командных целей.

Кроме того, расширенный план включает функции управления рабочей нагрузкой для эффективного распределения задач между членами команды. Пользователи могут воспользоваться настраиваемым конструктором правил для создания расширенных рабочих процессов, разветвления форм и настройки для адаптации форм к конкретным потребностям. План также включает функции утверждения и проверки для оптимизации процессов проверки.

Повышенные меры безопасности реализуются благодаря блокируемым настраиваемым полям, обеспечивающим больший контроль над данными команды. Расширенная интеграция с Salesforce, Tableau, Power BI и Adobe Creative Cloud обеспечивает беспрепятственное подключение к другим инструментам и системам, используемым командой.

В целом, расширенный план Asana предоставляет более крупным организациям комплексный набор инструментов для эффективного управления сложными проектами, отслеживания прогресса достижения целей и эффективной оптимизации рабочих процессов.

Настройка и настройка Asana

Начало асаны — Это простой процесс, который можно быстро завершить. Поскольку Asana работает в облаке, скачивать какие-либо приложения не нужно. Просто создав учетную запись и пригласив членов команды присоединиться к вашему рабочему пространству, вы сможете начать работу с Asana.

Удобный интерфейс Asana предлагает настраиваемые параметры и интуитивно понятную навигацию. Пользователи могут исследовать различные представления проекта, включая представления списка, доски, календаря и временной шкалы, каждое из которых можно настроить в соответствии с индивидуальными предпочтениями. Адаптивность пользовательского интерфейса и настраиваемые функции облегчают адаптацию новым пользователям с минимальными требованиями к обучению.

Переход на Asana с другой платформы управления проектами также проходит без проблем. Инструмент импорта Asana позволяет переносить проекты из другого программного обеспечения, такого как Trello или Basecamp. Более того, он легко интегрируется с популярными инструментами, такими как Slack и Google Drive, упрощая процесс включения Asana в существующие рабочие процессы и автоматизируя задачи.

Меры безопасности Asana

Asana использует протоколы безопасности SOC 2 и SOC 3 и соответствует GDPR, CCPA, FERPA, GLBA и различным стандартам ISO. По состоянию на октябрь 2022 года Asana соответствует требованиям HIPAA. Корпоративные подписчики имеют доступ к дополнительным мерам безопасности, таким как двухфакторная аутентификация, SAML 2.0 и SSO.

Поддержка и помощь клиентам Asana

Помимо подробных учебных пособий, Asana предлагает форум сообщества и Академию. В Академии пользователи могут получить доступ к интерактивным курсам, тренингам и вебинарам, проводимым командой по работе с клиентами. Кроме того, чат-бот отвечает на основные запросы, а более сложные вопросы требуют подачи заявки на прямую помощь со стороны агента службы поддержки клиентов.

Asana предлагает дополнительные функции, которые повышают гибкость и настройку для эффективного управления сложными задачами. К ним относятся:

1. Настраиваемые шаблоны. Asana позволяет пользователям создавать шаблоны, адаптированные к различным типам проектов, оптимизируя рабочий процесс и экономя время за счет предоставления предопределенных структур и наборов задач.
2. Отслеживание этапов. Пользователи могут отслеживать важные этапы проекта, устанавливать напоминания о важных датах, назначать этапы конкретным членам команды и отслеживать ход выполнения.
3. Отслеживание расходов. Функция отслеживания расходов Asana позволяет пользователям отслеживать расходы по проекту, управлять бюджетами, добавлять расходы к конкретным задачам, отслеживать расходы и создавать отчеты для заинтересованных сторон.
4. Доска Канбан. С помощью представления доски Канбан пользователи могут визуализировать рабочие процессы проекта, отслеживать ход выполнения на различных этапах, назначать задачи и устанавливать сроки выполнения, перетаскивая задачи между столбцами.
5. Выставление счетов и выставление счетов. Asana упрощает процессы выставления счетов и выставления счетов на платформе, позволяя пользователям создавать счета на основе отслеживаемого времени, отслеживать платежи и управлять непогашенными остатками.
6. Гостевой/клиентский доступ. Внешние заинтересованные стороны, такие как клиенты или партнеры, могут быть приглашены для совместной работы над проектами с помощью функции гостевого/клиентского доступа Asana. Пользователи могут контролировать уровень доступа, предоставляемого гостям, что обеспечивает совместную работу в режиме реального времени, сохраняя при этом конфиденциальность проекта.

Лучшие альтернативы Asana и их сравнительный анализ

Вот краткий обзор некоторых основных конкурентов Asana:

Asana, Jira и Basecamp эффективны для отслеживания основных командных проектов. Asana выделяется своими обширными функциями, доступными в бесплатной версии, что делает ее экономически эффективным вариантом. Все три платформы предлагают гостевой доступ и просмотр для клиентов, хотя Jira резервирует эту функцию для платных планов. Asana может похвастаться широкой интеграцией, что делает ее совместимой с различными существующими бизнес-системами.

Asana против monday.com

Для более крупных команд, одновременно управляющих несколькими проектами, monday.com служит надежной альтернативой Asana. Одним из его ключевых преимуществ является неограниченная интеграция с другим программным обеспечением, что может быть полезно для команд, использующих различные программы.

Asana против Джиры

По сравнению с Jira, Asana предлагает более удобный интерфейс, особенно для нетехнических пользователей. Хотя Jira обычно предпочитают ИТ-команды и команды разработчиков программного обеспечения в корпоративных условиях, простота Asana делает ее предпочтительной для таких команд, как маркетинг, поскольку она позволяет легко управлять проектами с помощью функции перетаскивания и интуитивно понятного отслеживания статуса.

Asana против Basecamp

Basecamp подходит для малых предприятий и команд, которым требуется простое решение для управления проектами. Он предлагает такие функции, как списки, файлы и представления календаря. Однако Asana предоставляет дополнительные представления, такие как временная шкала, календарь, доска, список и рабочая нагрузка, а также более 50 шаблонов по сравнению только с пользовательскими шаблонами Basecamp.

Определение того, подходит ли Asana вам или вашему бизнесу

Если в вашей команде менее 15 пользователей, бесплатный план Asana идеально подходит для компаний, участвующих в многочисленных совместных проектах. Бесплатный план предлагает множество отличных функций, которые могут значительно повысить эффективность управления проектами.

Для команд с более чем 15 пользователями становится необходимым перейти на Премиум-план Asana. Однако, учитывая дополнительные функции, которые он предлагает, такие как возможность отслеживать крупные проекты, инвестиции могут оказаться оправданными. Asana также предоставляет 30-дневную бесплатную пробную версию для своих платных планов.

Asana может стать подходящим программным решением для вашей команды, если вам необходимо управлять многогранными проектами и потенциально внедрить методы управления проектами Agile. Тем не менее, если вы индивидуальный предприниматель или являетесь частью команды из двух человек, вы можете найти более подходящую другую альтернативу Asana, например Trello.

Кому больше всего выгодна Асана?

Бесплатный план Asana хорошо подходит для компаний, в проектах которых участвует менее 15 пользователей. Он предлагает множество полезных функций, включая неограниченное количество проектов, задач, журналов активности, хранилища и комментариев. Также включены основные рабочие процессы, три представления проекта, базовая отчетность и поддержка сообщества.

Для команд, насчитывающих более 15 пользователей, стартовый план Asana предоставляет дополнительные функции, такие как просмотр временной шкалы, автоматизированные рабочие процессы и стандартные отчеты, которые могут оправдать инвестиции в отслеживание более крупных проектов. Asana также предоставляет 30-дневную бесплатную пробную версию для своих платных планов.

План «Расширенный», включающий в себя все функции плана «Стартовый», наиболее подходит для больших команд со сложными требованиями к управлению проектами. Он предлагает расширенную отчетность, портфели, цели, расширенные рабочие процессы и возможности управления ресурсами.

Asana особенно выгодна для компаний, стремящихся управлять сложными проектами и внедрять методы управления проектами Agile. Однако предприниматели-одиночки или небольшие команды могут найти альтернативы, такие как Trello, более подходящими.

Наше профессиональное мнение

Asana после тщательного тестирования оказалась мощным инструментом управления проектами. Примечательно, что интуитивно понятный интерфейс, настраиваемые параметры и функции совместной работы делают его незаменимым для любой команды.

Особо следует отметить гибкость Asana. Он предлагает настраиваемые шаблоны, представления проектов и настройки, адаптируемые к конкретным потребностям любого проекта или команды. Возможность плавно переключаться между различными представлениями проекта, включая представления списка, доски, календаря и временной шкалы, еще больше повышает гибкость, помогая командам оставаться организованными и сосредоточенными.

Возможности совместной работы Asana также заслуживают внимания. Команды могут назначать задачи, отслеживать прогресс и общаться в режиме реального времени, предоставляя ценную информацию о статусах проектов. Такое сотрудничество в режиме реального времени способствует согласованности действий и производительности даже в условиях удаленной работы.

Кроме того, возможности автоматизации Asana способствуют экономии времени и повышению эффективности рабочего процесса. Его Workflow Builder предлагает предустановленные правила, формы и настраиваемые шаблоны для автоматизации рутинных задач. Интеграция с другим программным обеспечением, таким как Slack и Zapier, еще больше расширяет функциональность, обеспечивая бесперебойное соединение рабочих процессов.

Однако у Asana есть ограничения, которые следует учитывать, прежде чем использовать ее в качестве основного инструмента управления проектами. Хотя его бесплатный план предлагает множество функций, он ограничен 15 пользователями, что потенциально недостаточно для больших команд. Стоимость платных планов может быстро накапливаться для больших команд, что требует тщательного рассмотрения. Кроме того, обширный набор функций Asana может потребовать от пользователей обучения, которое поначалу ошеломляет своим множеством функций и настроек. Тем не менее, его удобный интерфейс и вспомогательная документация помогают в обучении и адаптации с течением времени.

В заключение, Asana настоятельно рекомендуется для управления сложными проектами, особенно для команд, ценящих сотрудничество и гибкость. Удобный интерфейс, возможности настройки, совместная работа в режиме реального времени и возможности автоматизации делают его бесценным. Однако команды должны оценить такие факторы, как размер команды, затраты на планирование и кривую обучения, прежде чем использовать Asana в качестве основного инструмента управления проектами. В целом, Asana представляет собой надежное и эффективное решение для поддержания организованности и продуктивности команд.